Administrative Coordinator – Property Management & Projects
Position Summary
The Administrative Coordinator is responsible for providing administrative and operational
support for property management activities and ongoing construction or renovation projects. The
position involves coordinating with tenants, property managers, contractors, suppliers,
accounting, and building staff to ensure that day-to-day operations and projects are handled
efficiently and professionally.
Key Responsibilities
Property Management
Respond to tenant inquiries and provide professional customer service by email and
phone.
Coordinate tenant move-ins, move-outs, key handovers, inspections, and elevator
reservations.
Prepare and maintain lease-related documents, notices, addendums, termination
agreements, and other administrative documents.
Follow up on rent payments, parking fees, deposits, and outstanding balances in
collaboration with the accounting department.
Maintain accurate and up-to-date tenant files and building records.
Coordinate maintenance requests and service calls with tenants, technicians, contractors,
and the concierge.
Schedule access to apartments and common areas for inspections, repairs, and
maintenance.
Follow up on building issues, complaints, and incidents and ensure appropriate
communication with tenants.
Coordinate parking spaces, lockers, access fobs, remotes, and other building-related
services.
Assist with tenant retention, lease renewals, lease transfers, and apartment availability.
Project & Construction Administration
Provide administrative support for construction, renovation, and development projects.
Coordinate schedules and access with contractors, suppliers, consultants, and project
teams.
Follow up on project timelines, appointments, deliveries, and outstanding work.
Communicate project updates and requirements to relevant parties.
Prepare and organize project documentation, invoices, quotes, contracts, and
correspondence.
Track outstanding items and follow up with contractors to ensure work is completed
within the expected timeframe.
Coordinate building access for contractors and ensure that the appropriate personnel are
available when required.
Assist with inspections, deficiency lists, repairs, and project close-out activities.
General Administration
Manage emails, correspondence, documents, and administrative requests.
Prepare professional communications in both English and French.
Maintain organized digital and physical filing systems.
Coordinate meetings, appointments, and service visits.
Obtain quotes and communicate with suppliers and service providers.
Prepare reports, spreadsheets, tracking documents, and administrative summaries.
Work closely with management, accounting, maintenance, concierge staff, contractors,
and other departments.
Ensure that confidential tenant and company information is handled appropriately.
Qualifications
2+ years of experience in property management, administration, construction
administration, or a related field.
Strong organizational and time-management skills.
Excellent written and verbal communication skills.
Bilingual in French and English.
Strong attention to detail and ability to manage multiple priorities.
Proficiency with Microsoft Office, Outlook, Excel, and document management systems.
Ability to work independently and take initiative.
Professional and customer-service-oriented approach.
Ability to coordinate multiple contractors, tenants, and projects simultaneously.
Key Skills
Property Management Administration
Project Coordination
Tenant Relations
Contractor & Supplier Coordination
Lease Administration
Maintenance Coordination
Accounts Receivable Follow-Up
Scheduling & Calendar Management
Document Management
Customer Service
Problem Solving
Bilingual Communication
Microsoft Office / Excel
Attention to Detail
Coordonnateur(trice) administratif(ve) –
Gestion immobilière et projets
Sommaire du poste
Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) – Gestion immobilière et projets fournit un
soutien administratif et opérationnel aux activités de gestion immobilière résidentielle ainsi
qu’aux projets de construction, de rénovation et de développement.
La personne titulaire du poste agit comme point de contact entre les locataires, la gestion
immobilière, la comptabilité, les entrepreneurs, les fournisseurs, les consultants, le personnel de
l’immeuble et les équipes de projet. Elle veille à ce que les opérations quotidiennes, les
demandes des locataires, les interventions de maintenance et les tâches liées aux projets soient
coordonnées de manière efficace, professionnelle et dans les délais prévus.
La personne recherchée est organisée, proactive, minutieuse et capable de gérer plusieurs
priorités dans un environnement dynamique.
Principales responsabilités
Gestion immobilière
Répondre aux demandes des locataires et offrir un service à la clientèle professionnel par
courriel et par téléphone.
Coordonner les emménagements, déménagements, remises de clés, inspections et
réservations d’ascenseur.
Préparer et tenir à jour les documents liés aux baux, avis, addendas, cessions de bail,
ententes de résiliation et autres documents administratifs.
Participer aux renouvellements de baux, aux cessions de bail, à la fidélisation des
locataires et à la gestion des logements disponibles.
Effectuer le suivi des paiements de loyers, des frais de stationnement, des dépôts et des
soldes impayés en collaboration avec le service de comptabilité.
Maintenir les dossiers des locataires, les informations relatives aux baux et les documents
de l’immeuble à jour.
Coordonner les demandes de maintenance et les appels de service avec les locataires,
techniciens, entrepreneurs et concierges.
Planifier l’accès aux logements et aux espaces communs pour les inspections,
réparations, travaux d’entretien et rendez-vous de service.
Effectuer le suivi des problèmes liés à l’immeuble, des plaintes des locataires, des
incidents et des demandes de service afin d’assurer une communication adéquate et leur
résolution.
Coordonner les espaces de stationnement, casiers, puces d’accès, télécommandes et
autres services liés à l’immeuble.
Préparer les communications destinées aux locataires concernant les opérations de
l’immeuble, les travaux d’entretien, les réparations et les interventions à venir.
Administration des projets et de la construction
Fournir un soutien administratif et de coordination pour les projets de construction, de
rénovation, d’entretien et de développement.
Coordonner les horaires, les accès aux sites, les rendez-vous et les livraisons avec les
entrepreneurs, fournisseurs, consultants et équipes de projet.
Effectuer le suivi des échéanciers, des travaux en cours, des rendez-vous et des livrables.
Communiquer les mises à jour, exigences et changements liés aux projets aux parties
concernées.
Préparer, organiser et maintenir les documents liés aux projets, notamment les factures,
soumissions, contrats, correspondances et rapports.
Effectuer le suivi des éléments en suspens auprès des entrepreneurs et fournisseurs afin
de s’assurer que les travaux sont réalisés dans les délais prévus.
Coordonner l’accès aux immeubles et aux logements pour les entrepreneurs et s’assurer
que le personnel requis est disponible au moment approprié.
Participer aux inspections de chantier, au suivi des déficiences, aux réparations, aux
travaux correctifs et à la fermeture des projets.
Maintenir les outils de suivi des projets et fournir un soutien administratif à la direction et
aux équipes de projet.
Administration générale
Gérer les courriels, la correspondance, les documents et les demandes administratives
quotidiennes.
Rédiger des communications professionnelles en français et en anglais.
Maintenir des systèmes de classement numériques et physiques organisés.
Coordonner les réunions, rendez-vous, inspections et visites de service.
Obtenir et comparer les soumissions des fournisseurs et prestataires de services.
Préparer des rapports, tableaux Excel, documents de suivi et résumés administratifs.
Tenir les calendriers à jour et coordonner plusieurs rendez-vous et horaires.
Travailler en étroite collaboration avec la direction, la comptabilité, le service de
maintenance, les concierges, les entrepreneurs, les fournisseurs et les autres
départements.
Assurer la confidentialité des renseignements concernant les locataires, les finances et
l’entreprise.
Identifier les problèmes administratifs et effectuer les suivis nécessaires de façon
proactive afin de s’assurer que les tâches sont complétées.
Qualifications
2 années ou plus d’expérience en gestion immobilière, administration, administration de
la construction, coordination de projets ou dans un domaine connexe.
Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps.
Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
Bilinguisme français et anglais, à l’oral et à l’écrit.
Grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
Bonne maîtrise de Microsoft Office, Outlook, Excel et des systèmes de gestion
documentaire.
Capacité à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à établir efficacement
les priorités.
Approche professionnelle, fiable et axée sur le service à la clientèle.
Capacité à coordonner plusieurs locataires, entrepreneurs, fournisseurs et projets
simultanément.
Excellentes aptitudes en matière de suivi et respect des échéanciers.
Capacité à demeurer organisé(e) et professionnel(le) dans un environnement dynamique.
Compétences clés
Administration de la gestion immobilière
Coordination de projets
Administration de la construction
Relations avec les locataires
Coordination des entrepreneurs et fournisseurs
Administration des baux
Coordination de la maintenance
Suivi des comptes à recevoir
Gestion des horaires et des calendriers
Gestion documentaire
Service à la clientèle
Résolution de problèmes
Communication bilingue
Microsoft Office et Excel
Organisation et gestion du temps
Souci du détail
Gestion de plusieurs tâches et priorités
Suivi et coordination
Communication professionnelle
Profil recherché
La personne recherchée :
Prend en charge ses responsabilités et assure le suivi des tâches jusqu’à leur réalisation
complète.
Fait preuve de proactivité plutôt que d’attendre les directives.
Communique de façon claire et professionnelle avec les locataires, entrepreneurs et
équipes internes.
Est capable de gérer plusieurs priorités tout en maintenant un haut niveau de précision.
Est à l’aise de travailler de façon autonome tout en collaborant avec plusieurs
départements.
Fait preuve de discrétion lors de la gestion de renseignements confidentiels.
Adopte une attitude positive et axée sur la recherche de solutions face aux défis
quotidiens.
Job Type: Full-time
Pay: $45,000.00-$65,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- On-site parking
- Paid time off
Language:
Work Location: In person
