Relevant de la Directrice du service administratif, ton rôle sera de soutenir l’équipe des adjoint.e.s administratif.ve dans l’organisation quotidienne de leurs tâches. Tu seras appelé.e à agir à titre de référence technique auprès de l’équipe. Le tout afin de s’assurer du bon déroulement des opérations et de l’atteinte des objectifs de l’équipe administrative.
- Effectuer la gestion quotidienne de l’équipe en veillant au bon déroulement des processus organisationnels.
- Faire l’horaire hebdomadaire de l’équipe et la tenir à jour selon les besoins, absences et vacances.
- S’assurer du respect des délais de traitement en planifiant les objectifs quotidiens à accomplir.
- Comptabiliser les statistiques de l’équipe à chaque semaine.
- Effectuer des rencontres individuelles et d’équipe avec les membres de son équipe afin de les supporter dans leur travail quotidien.
- Être responsable de la formation et du coaching de l’équipe en ce qui a trait aux connaissances des processus en place.
- Collaborer à l’optimisation et au respect des processus et procédures de travail.
- Coordonner avec le département des ressources humaines et la Directrice du service administratif la gestion des absences et des vacances.
- Soutenir l’équipe dans les différentes tâches au quotidien.
- Détenir un diplôme d’études collégiales ou professionnelles en secrétariat ou bureautique.
- Posséder au moins 5 ans d’expérience en administration, dont minimalement 1 an dans l’industrie de l’assurance.
- Avoir de l’expérience dans les renouvellements automatiques en assurance.
- Détenir de fortes aptitudes relationnelles;
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité;
- Faire preuve d’autonomie, d’organisation et de rigueur dans l’application des procédures et de coopération dans sa façon de travailler.
- Avoir une bonne maîtrise de la langue française (niveau avancé) et anglaise (niveau intermédiaire) à l’oral et à l’écrit afin de bien comprendre les protections d’assurances ainsi que les libellés.
- Avoir de bonnes connaissances informatiques (env. Windows, env. Google, MS Office).
