A. Description générale du rôle
Ce rôle couvre quatre principaux volets : la planification et la stratégie, la gestion budgétaire, l’exécution de bout en bout et la gestion d’équipe. Il est responsable de programmes événementiels clés, dirige les ressources qui soutiennent les visites clients et les salons professionnels, et travaille de façon autonome avec les équipes internes et les partenaires externes afin de réaliser des événements partout en Amérique du Nord. Le ou la responsable des événements marketing planifie et réalise les salons professionnels, les visites clients, les événements commandités et autres initiatives de marketing en personne d’Axis Lighting partout en Amérique du Nord.
Responsabilités principales
Planification et stratégie événementielles
· Gérer le calendrier annuel des salons professionnels, visites de clients, conférences, commandites, événements de type « tabletop » et autres initiatives événementielles au Canada et aux États-Unis.
· Élaborer les plans d’événements, les échéanciers, les budgets et les livrables clés en fonction des priorités du Marketing et des Ventes.
· Évaluer les nouvelles occasions événementielles et formuler des recommandations en fonction du public cible, de la pertinence pour l’entreprise, des coûts, de l’engagement des clients et de la visibilité de la marque.
· Gérer plusieurs événements simultanément et ajuster les priorités en fonction de l’évolution des besoins et des échéanciers.
· Identifier rapidement les risques, les interdépendances et les problèmes potentiels et travailler avec les équipes concernées afin de les résoudre.
Gestion des budgets et des fournisseurs
· Participer à la préparation des budgets pour les salons professionnels, les visites de clients, les commandites et autres programmes événementiels.
· Examiner les soumissions des fournisseurs et remettre en question les prix, la portée des travaux ou les spécifications lorsque nécessaire.
· Négocier avec les fournisseurs de kiosques, les hôtels, les lieux d’événements, les restaurants, les entreprises de transport, les organisateurs d’événements, les imprimeurs et autres partenaires événementiels.
· Rechercher des moyens pratiques de réduire les coûts, de réutiliser les matériaux existants et de respecter les budgets sans compromettre la qualité de l’événement.
· Coordonner les bons de commande, les factures, les dépôts, les paiements de commandites et les échéances de paiement avec les Services des achats et de la comptabilité.
· Tenir les responsables du Marketing et des Ventes informés des changements budgétaires importants, des risques ou des décisions requises.
Salons professionnels et exécution des événements
· Diriger la planification et l’exécution des principaux salons professionnels et événements de l’industrie, de la conception initiale jusqu’au suivi postévénement.
· Gérer les projets de kiosques, notamment les directives aux fournisseurs, la conception, les éléments graphiques, les présentoirs de produits, la fabrication, l’expédition, l’installation, l’exécution sur place, le démontage et la logistique de retour.
· Coordonner les installations, les échantillons, le mobilier, les revêtements de sol, les besoins audiovisuels et électriques, les services du salon et autres besoins liés aux événements.
· Travailler avec les équipes Produits, Ingénierie, Design, Production, Opérations et Ventes afin de confirmer les produits sélectionnés, les exigences techniques et le matériel requis pour les événements.
· Gérer les inscriptions des exposants, les échéances des salons, le transport de marchandises, les expéditions vers les entrepôts avancés, les horaires d’installation et les exigences des lieux.
· Se déplacer lors d’événements importants au Canada et aux États-Unis afin de superviser l’installation, l’exécution de l’événement et les contrôles de qualité finaux.
· Gérer les problèmes sur place et prendre les décisions quotidiennes nécessaires afin de respecter les échéanciers des événements.
Coordination de l’équipe
· Fournir des directives et établir les priorités quotidiennes pour les membres de l’équipe qui soutiennent les activités de Marketing événementiel.
· Coordonner le travail de l’équipe de Marketing événementiel responsable de la gestion quotidienne du programme de visites de clients et agir à titre de principale personne-ressource opérationnelle.
· Déléguer le travail en fonction des échéances, de la charge de travail et des priorités liées aux événements.
· Faire le suivi des progrès, fournir des conseils et intervenir lorsque les problèmes nécessitent un soutien additionnel ou une coordination interfonctionnelle.
· Contribuer à définir clairement les responsabilités et à améliorer les processus afin que l’équipe puisse travailler de façon plus efficace et uniforme.
Visites de clients
· Superviser le programme de visites de clients et fournir des directives, établir les priorités et soutenir le membre de l’équipe responsable des opérations quotidiennes.
· Travailler avec la direction des Ventes afin de définir les objectifs, l’ordre du jour et l’expérience globale de chaque visite de client.
· Examiner et approuver les plans liés aux hôtels, au transport, aux restaurants, aux activités, aux listes d’invités, aux itinéraires et aux exigences particulières.
· Intervenir lorsque des décisions, des escalades, des problèmes avec les fournisseurs ou une coordination avec des parties prenantes de niveau supérieur sont requis.
· S’assurer que l’expérience globale des clients est conforme aux normes d’Axis et à l’objectif de la visite.
Marketing terrain et soutien aux ventes
· Travailler avec les Ventes afin de soutenir les événements régionaux, les salons de type « tabletop », les conférences, les commandites, les Lunch & Learns et autres activités destinées aux clients.
· Coordonner les présentoirs, les échantillons, le matériel de marketing, les articles promotionnels et le soutien logistique requis pour chaque événement.
· Agir à titre de principale personne-ressource du Marketing pour les demandes liées aux événements provenant des Ventes et des représentants régionaux.
Coordination Marketing et Produits
· Coordonner le matériel lié aux événements, notamment les invitations, les communications d’inscription, les brochures, les bannières, la signalisation, les présentoirs, les articles promotionnels, les photographies, les vidéos et les éléments numériques.
· Travailler avec les équipes créatives internes et externes afin de maintenir la cohérence du matériel événementiel avec l’image de marque.
· Soutenir les lancements de produits, les soumissions pour des prix, les activations de commandites et autres occasions dans l’industrie liées aux événements.
· Identifier les occasions de recueillir du contenu lors des événements pour les médias sociaux et autres canaux de marketing.
Coordination interfonctionnelle
· Coordonner les activités avec les services internes et les partenaires externes afin d’assurer le bon déroulement des projets événementiels.
· Établir les étapes importantes, les échéances et les responsabilités et effectuer le suivi des livrables en suspens.
· Diriger les réunions liées aux événements lorsque nécessaire et communiquer l’état d’avancement, les risques, les préoccupations budgétaires et les décisions requises.
Formation
DEC en marketing, communications, gestion d’événements, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
Expérience
· 3 ans et plus d’expérience en gestion d’événements, salons professionnels, marketing terrain ou dans un domaine connexe.
· Expérience démontrée dans la gestion simultanée de plusieurs événements et projets, de la planification à l’exécution.
· Expérience en gestion de budgets événementiels, de fournisseurs et de partenaires externes.
· Expérience dans la coordination d’événements à plusieurs endroits, préférablement au Canada et aux États-Unis.
· Expérience de travail avec des parties prenantes internes et des partenaires externes dans un contexte interfonctionnel.
· Expérience dans un environnement B2B ou manufacturier, un atout.
Logiciels
· Suite Microsoft Office.
· Suite Adobe Creative, notamment Photoshop et InDesign.
· MailChimp ou plateformes similaires de marketing par courriel.
Compétences
· Logistique événementielle
· Coordination de conférences et de réunions
· Coordination et négociation avec les fournisseurs
· Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français et en anglais.*
* L’anglais est essentiel afin de communiquer avec des personnes, des employés ou des partenaires qui ne parlent pas français, notamment à l’extérieur de la province de Québec, et de leur fournir du soutien et des services.
Conditions générales de travail
· Environnement de travail à aire ouverte.
EN
General Description of the Role
This role covers four main areas: planning and strategy, budget management, end-to-end execution, and team leadership. It owns key event programs, directs the resources supporting Customer Visits and Trade Shows, and works independently with internal teams and external partners to deliver events across North America. The Marketing Events Lead plans and delivers Axis Lighting's trade shows, customer visits, sponsored events, and other in-person marketing initiatives across North America.
Key Responsibilities
Event Planning & Strategy
- Manages the annual calendar of trade shows, customer visits, conferences, sponsorships, tabletop events, and other event initiatives across Canada and the United States.
- Builds event plans, timelines, budgets, and key deliverables based on Marketing and Sales priorities.
- Reviews new event opportunities and provides recommendations based on audience, business relevance, cost, customer engagement, and brand visibility.
- Manages several events at the same time and adjusts priorities as business needs and timelines change.
- Identifies risks, dependencies, and potential issues early and works with the appropriate teams to resolve them.
Budget & Vendor Management
- Assist in budgets preparation for trade shows, customer visits, sponsorships, and other event programs.
- Review supplier quotes and challenge pricing, scope, or specifications when needed.
- Negotiate with booth suppliers, hotels, venues, restaurants, transportation companies, event organizers, printers, and other event partners.
- Look for practical ways to reduce costs, reuse existing materials, and stay within budget without affecting the quality of the event.
- Coordinate purchase orders, invoices, deposits, sponsorship payments, and payment deadlines with Purchasing and Accounting.
- Keep Marketing and Sales leadership informed of significant budget changes, risks, or decisions required.
Trade Shows & Event Execution
- Lead the planning and execution of major trade shows and industry events from initial concept through post-event follow-up.
- Manage booth projects including supplier briefing, design, graphics, product displays, fabrication, shipping, installation, on-site execution, dismantling, and return logistics.
- Coordinate fixtures, samples, furniture, flooring, AV, electrical requirements, show services, and other event-related needs.
- Work with Product, Engineering, Design, Production, Operations, and Sales to confirm product selections, technical requirements, and event materials.
- Manage exhibitor registrations, show deadlines, freight, advance warehouse shipments, installation schedules, and venue requirements.
- Travel to key events in Canada and the United States to oversee installation, event execution, and final quality checks.
- Handle on-site issues and make day-to-day decisions needed to keep events on schedule.
Team Coordination
- Provide day-to-day direction and priorities to the team members supporting Marketing Events.
- Coordinate the work of the Marketing Events Team who manage the day-to-day operation of the Customer Visits program and acts as the main operational contact.
- Delegate work based on deadlines, workload, and event priorities.
- Review progress, provide guidance, and step in when issues require additional support or cross-functional coordination.
- Help define clear responsibilities and improve processes so the team can work more efficiently and consistently.
Customer Visits
- Oversee the Customer Visits program and provide direction, priorities, and support to the team member responsible for the day-to-day operation.
- Work with Sales leadership to define the objectives, agenda, and overall experience for each customer visit.
- Review and approve plans related to hotels, transportation, restaurants, activities, guest lists, itineraries, and special requirements.
- Step in when decisions, escalations, supplier issues, or senior stakeholder coordination are required.
- Make sure the overall customer experience is consistent with Axis standards and the purpose of the visit.
Field Marketing & Sales Support
- Work with Sales to support regional events, tabletop shows, conferences, sponsorships, Lunch & Learns, and other customer-facing activities.
- Coordinate the displays, samples, marketing materials, promotional items, and logistical support required for each event.
- Act as a key Marketing contact for event-related requests from Sales and regional representatives.
Marketing & Product Coordination
- Coordinate event-related materials such as invitations, registration communications, brochures, banners, signage, displays, giveaways, photography, video, and digital assets.
- Work with internal and external creative teams to keep event materials aligned with the brand.
- Support product launches, award submissions, sponsorship activations, and other industry opportunities connected to events.
- Identify opportunities to capture event content for social media and other marketing channels.
Cross-Functional Coordination
- Coordinate with internal departments and external partners to keep event projects on track.
- Set milestones, deadlines, and responsibilities and follow up on outstanding deliverables.
- Lead event-related meetings when needed and communicate status, risks, budget concerns, and decisions required.
Education
College Diploma in Marketing, Communications, Event Management, Business Administration, or a related field.
Experience
· 3+ years of experience in event management, trade shows, field marketing, or a related role.
· Proven experience managing multiple events and projects simultaneously, from planning through execution.
· Experience managing event budgets, vendors, suppliers, and external partners.
· Experience coordinating events across multiple locations, preferably in Canada and the United States.
· Experience working cross-functionally with internal stakeholders and external partners.
· Experience in a B2B or manufacturing environment is an asset.
Software
- Microsoft Office Suite
- Adobe Creative Suite, including Photoshop and InDesign.
- MailChimp or similar email marketing platforms.
Skills
- Event Logistics
- Conference and Meeting Coordination
- Vendor Coordination and Negotiation
- Oral and written communication in French and English.*
* English is essential to communicate, support and provide services to individuals, employees or partners who do not speak French, particularly when they are outside the province of Quebec.
General Work Conditions
Open-plan office environment.
Pay: $75,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- Vision care
Ability to commute/relocate:
- Lasalle, QC H8N 2X8: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Application question(s):
- How many years of experience working in a Marketing Events role you have?
Education:
- AEC / DEP or Skilled Trade Certificate (preferred)
Language:
- French (required)
- English (required)
Work Location: In person
