NOTRE CABINET
Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. est l'un des principaux cabinets d'avocats d'affaires du Canada. Conseillant de nombreux chefs d'entreprise canadiens, ainsi que des parties américaines et internationales ayant des intérêts importants au Canada, nos plus de 1 000 membres sont basés dans les bureaux de Toronto, Montréal, Ottawa, Vancouver, Calgary et New York. Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter. Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées.
Sommaire du poste
La personne titulaire de ce poste supervise la prestation des services de réception, de réservation des salles de réunion, d’accueil et d’organisation d’événements pour le bureau de Montréal, en planifiant soigneusement tous les détails associés à ce travail et en supervisant le personnel relativement aux opérations quotidiennes et aux événements spéciaux. Cette personne fait partie de l’équipe de gestion administrative et travaille étroitement avec divers services, en particulier avec le service du développement de la clientèle, en ayant un rôle clé dans la planification et le déroulement des événements et des séminaires pour nos clients. Cette personne s’occupe de toute l’organisation et de tous les détails, depuis les étapes initiales de l’aspect logistique jusqu’au déroulement et au suivi de l’événement.
Fonctions principales
- Coordonner, organiser et exécuter les événements internes et externes du cabinet, y compris des activités sociales et des événements pour nos clients;
- Gérer la planification quotidienne, la programmation et la communication avec le personnel d’accueil et de réception de Montréal;
- Assurer la direction, le mentorat et la formation du personnel;
- S’assurer de l’application des meilleures pratiques en matière de service à la clientèle;
- Appliquer les normes et exigences du cabinet, assurer un contrôle de la qualité et maintenir une excellente expérience client;
- Préparer le budget et suivre les dépenses du service, vérifier toutes les factures des fournisseurs et superviser toutes les entrées dans le système de gestion des événements (EMS);
- Négocier les contrats de service et suivre les ententes avec ces derniers;
- En collaboration avec le service du développement de la clientèle, gérer la distribution de tous les billets à des événements sportifs ou culturels;
- Acheter et gérer les items promotionnels pour le cabinet ainsi que les cadeaux d’affaires pour les clients;
- En tant que membre de l’équipe de gestion administrative, participer à des projets du bureau où son apport est requis;
- Participer à des initiatives et événements au niveau national;
- S’assurer que le personnel sous sa supervision travaille conformément aux politiques et pratiques du cabinet et en conformité avec la Loi sur la santé et la sécurité du travail du Québec et la législation en vigueur ; informer de façon proactive le personnel de tout risque réel ou potentiel pour la santé ou la sécurité ; prendre toutes les précautions raisonnables pour protéger la santé et la sécurité du personnel;
- Préserver la confidentialité des renseignements relatifs au cabinet et aux clients; et
- Effectuer toutes autres tâches qui lui sont confiées.
Compétences requises
Diplôme universitaire ou collégial de préférence. Au moins deux à cinq ans d’expérience en matière de supervision dans un environnement polyvalent et dynamique. Au moins deux ans d’expérience dans la planification et la gestion d’événements. Bonne connaissance des réglementations en matière de santé et de sécurité au travail, d’alimentation, de sécurité et d’hygiène. Le ou la candidat(e) doit faire preuve de souplesse en ce qui concerne les horaires de travail afin de s’adapter au calendrier des événements. Il peut s’agir de matinées, de soirées et de fins de semaine. Une combinaison équivalente d’études, de formation et d’expériences pourra être prise en considération.
Connaissances et aptitudes
- Posséder d’excellentes compétences en communication et un entregent remarquable.
- Le bilinguisme (oral et écrit) est exigé puisque le titulaire de ce poste fera partie d'une équipe nationale desservant une clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe, localisée dans l’ensemble du Canada et à l’international;
- Savoir coordonner des échéances multiples et simultanées.
- Avoir un grand souci du détail, de solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Posséder de l’expérience en supervision d’équipe.
- Faire preuve d’un bon jugement et posséder de solides compétences en matière de prise de décision et de résolution de problèmes.
- Avoir la capacité de travailler dans un environnement sous pression avec une forte orientation et un important engagement envers le service à la clientèle.
- Maîtriser les logiciels du cabinet et ceux liés à l’accueil : la suite d’applications Microsoft Office, iManage (système de gestion des documents), OnePlace (base de données de gestion des contacts) et EMS.
Accessibilité et aménagements
Nous remercions tous les candidats de l'intérêt qu'ils portent à Osler ; toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés. Osler s'engage à favoriser un environnement de travail diversifié et inclusif, et nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes handicapées et de personnes d'origines, d'identités et de cultures diverses. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats à toutes les étapes du processus de sélection.
Vérification des antécédents et des références
Veuillez noter que toute offre d'emploi est assujettie à la vérification des antécédents et des références,
y compris le casier judiciaire, la solvabilité et les attestations d'emploi et d'études. Si vous possédez les antécédents requis, que vous êtes capable de fournir un service à la clientèle exceptionnel et que vous souhaitez travailler dans l'un des plus grands cabinets d'avocats du Canada, veuillez postuler en toute confidentialité en faisant parvenir votre curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation à l’adresse [email protected] (mailto:[email protected]).
