À propos du poste
Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et polyvalente pour occuper le poste d’intervenant(e) responsable des suivis administratifs et des ressources humaines.
La personne titulaire du poste assure la gestion et le suivi de plusieurs dossiers administratifs liés aux employés, aux résidents, aux horaires, aux remboursements, aux achats, aux inventaires, aux réparations et à la documentation interne.
Elle travaille en étroite collaboration avec la Direction, les responsables des unités, les intervenants, les employés du CIUSSS ainsi que les intervenants pivots.
Elle peut également être appelée à offrir un soutien temporaire sur le plancher lorsqu’une situation urgente ou un besoin opérationnel important survient.
Principales responsabilitésGestion administrative des employés et des ressources humaines
- Gérer les heures de travail et vérifier les feuilles de temps des employés.
- Préparer, mettre à jour et communiquer les horaires de travail.
- Gérer le calendrier des vacances.
- Recevoir et traiter les demandes de vacances, d’absence, de disponibilité et de changement d’horaire.
- Effectuer les suivis administratifs de base liés aux ressources humaines.
- Maintenir les dossiers des employés complets et à jour.
- Maintenir une liste à jour des coordonnées des employés.
- Assurer le suivi des périodes de probation et des plans d’amélioration.
- Vérifier les formations obligatoires, les certifications et leurs dates d’expiration.
- Préparer les plans de travail des employés et suivre les échéances.
- Confirmer que les tâches assignées ont été complétées.
- Signaler rapidement à la Direction toute situation nécessitant une intervention.
Gestion des rendez-vous et des suivis des résidents
- Accompagner les résidents à leurs rendez-vous médicaux, professionnels ou administratifs (PERMIS DE CONDUIT REQUIS )
- Planifier, confirmer et assurer le suivi des rendez-vous médicaux et professionnels des résidents.
- Organiser le transport lorsque nécessaire.
- Préparer les documents requis avant les rendez-vous.
- Inscrire les rendez-vous complétés, annulés, reportés ou manqués.
- Faire le suivi des recommandations reçues après les consultations.
- Communiquer les informations importantes aux employés et aux gestionnaires concernés.
- Assurer le suivi des plans d’intervention, des classifications et des échéances administratives.
- Maintenir les dossiers des résidents organisés, complets et faciles à consulter.
- Vérifier que les particularités importantes des résidents sont à jour et accessibles aux équipes.
Retraits, achats et conciliations des résidents
- Assurer la gestion des retraits d’argent des résidents.
- Effectuer les achats nécessaires pour les résidents selon leurs besoins et les procédures établies.
- Réaliser la conciliation des fonds de chaque résident.
- Vérifier que les reçus, les preuves de transaction et les documents requis sont complets.
- Maintenir un registre clair et à jour des retraits, des achats et des soldes.
- Collaborer étroitement avec les intervenants pivots du CIUSSS.
- Communiquer toute situation nécessitant une approbation, une correction ou un suivi.
- S’assurer que les transactions respectent les politiques internes et les exigences du CIUSSS.
Facturation et demandes de remboursement
- Remplir et soumettre les formulaires de facturation.
- Préparer les formulaires SIRTF requis pour les demandes de remboursement.
- Vérifier les reçus et les pièces justificatives avant la transmission des demandes.
- Faire le suivi des demandes jusqu’à la réception du remboursement.
- Maintenir un registre des demandes soumises, en attente, approuvées ou refusées.
- Assurer le suivi de la petite caisse et des allocations des résidents, lorsque cela s’applique.
- Signaler les documents manquants, les écarts et les retards à la Direction.
- Respecter les échéances prévues pour chaque demande.
Approvisionnement et gestion des inventaires
- Effectuer régulièrement l’inventaire des fournitures administratives et opérationnelles.
- Vérifier les quantités de matériel disponible dans les bureaux et les unités.
- Identifier les articles manquants ou arrivant à épuisement.
- Communiquer les besoins d’achat à la Direction avant toute rupture de stock.
- Faire le suivi des commandes jusqu’à la réception du matériel.
- Maintenir les espaces d’entreposage propres et organisés.
- Tenir les registres d’inventaire à jour.
- Planifier les achats de fournitures de bureau deux fois par année.
- Présenter des demandes ponctuelles lorsqu’un besoin imprévu survient.
- Collaborer avec les différents services afin que le matériel nécessaire aux opérations soit disponible.
Organisation du bureau et soutien aux unités
- Veiller à l’organisation générale du bureau administratif.
- Maintenir les classeurs, les espaces de travail et les documents administratifs bien organisés.
- Aider les responsables et les intervenants à classer et à mettre à jour la documentation des unités.
- Imprimer les formulaires, les grilles, les plans de travail, les directives et les documents requis.
- Vérifier que chaque unité dispose des documents nécessaires.
- Remplacer les documents périmés, incomplets ou endommagés.
- S’assurer que les versions les plus récentes des documents sont utilisées.
- Maintenir des copies électroniques et papier faciles à retrouver.
- Soutenir les responsables dans la préparation et l’impression des documents demandés par le CIUSSS ou la Direction.
Registre des réparations et de l’entretien
- Maintenir un registre à jour des demandes de réparation pour chaque résidence ou unité.
- Inscrire la date du signalement, l’endroit concerné, la nature du problème et le niveau d’urgence.
- Transmettre les demandes à la personne responsable de l’entretien ou au fournisseur concerné.
- Faire le suivi des réparations jusqu’à leur fermeture.
- Vérifier que chaque intervention est documentée.
- Inscrire ce qui a été réparé, la date de l’intervention et le statut de la demande.
- Documenter les réparations incomplètes ainsi que les travaux restant à effectuer.
- Inscrire la date prévue de finalisation et le matériel supplémentaire requis.
- Signaler à la Direction les réparations urgentes, retardées ou non complétées.
Plans de travail et suivi des tâches
- Préparer et mettre à jour les plans de travail des employés.
- Déterminer clairement les tâches, les responsabilités et les échéances.
- Faire le suivi des tâches incomplètes ou en retard.
- Documenter les difficultés, les rappels et les mesures correctives.
- Confirmer les tâches complétées.
- Transmettre régulièrement à la Direction un état d’avancement.
- S’assurer que les plans de travail répondent aux besoins des résidents et de la résidence.
Affiches, avis et documents administratifs
- Préparer, imprimer et afficher les avis, les directives, les horaires, les menus et les documents d’information.
- Vérifier que les informations affichées sont exactes et approuvées.
- Retirer les documents périmés.
- Placer les affiches dans les endroits appropriés et visibles.
- Maintenir les formulaires, les registres et les outils administratifs à jour.
- Signaler tout document manquant ou nécessitant une correction.
Soutien administratif général
- Gérer les courriels, les appels et les demandes administratives.
- Rediriger les demandes vers la bonne personne.
- Faire les suivis jusqu’à la résolution complète de chaque demande.
- Maintenir les calendriers, les rendez-vous, les échéances et les rappels.
- Préparer les documents de réunion et les feuilles de présence.
- Rédiger les notes de suivi.
- Organiser les dossiers électroniques et papier.
- Maintenir un registre des tâches en attente.
- Préparer des rapports administratifs hebdomadaires ou mensuels.
- Protéger la confidentialité des renseignements concernant les employés et les résidents.
- Soutenir la Direction dans toute autre tâche administrative liée aux opérations.
Soutien clinique et opérationnel en cas d’urgence
- Soutenir temporairement l’équipe lors d’une situation urgente.
- Intervenir en soutien lors d’une désorganisation comportementale ou d’une préoccupation médicale.
- Remplacer temporairement un employé qui doit quitter le plancher.
- Aider les employés à appliquer les plans d’intervention et les directives établies.
- Documenter les observations et les interventions effectuées.
- Remplir les rapports d’incident ou d’accident lorsque nécessaire.
- Assurer la continuité des services jusqu’à la stabilisation de la situation.
Profil recherché
- Expérience en administration, en ressources humaines, en intervention ou dans un poste similaire.
- Expérience dans une résidence, une ressource intermédiaire ou le réseau de la santé, un atout.
- Bonne connaissance de Microsoft Word, Excel, Outlook et des outils informatiques.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers et échéances simultanément.
- Excellente capacité d’organisation et de classement.
- Facilité à communiquer avec les employés, les gestionnaires et les partenaires du CIUSSS.
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
- Discrétion et respect strict de la confidentialité.
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
- Capacité à intervenir calmement lors d’une situation urgente.
- Permis de conduire valide et accès à un véhicule, lorsque requis.
Compétences recherchées
- Rigueur et souci du détail.
- Sens de l’organisation.
- Gestion efficace des priorités.
- Fiabilité et ponctualité.
- Bon jugement.
- Capacité de résolution de problèmes.
- Esprit de collaboration.
- Professionnalisme.
- Autonomie.
- Respect des procédures et des échéances.
Ce que nous offrons
- Un poste polyvalent avec des responsabilités administratives variées.
- Une collaboration directe avec la Direction et les responsables des unités.
- Un environnement de travail axé sur l’organisation, la qualité et la continuité des services.
- La possibilité de contribuer directement au bon fonctionnement des résidences et au bien-être des résidents.
- Des conditions de travail et un salaire à discuter selon l’expérience.
Rémunération : 23,50$ par heure
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
