Sommaire du poste
Coordonnateur(trice) de projets assure le soutien administratif, opérationnel et organisationnel des activités de la succursale afin d’assurer un déroulement efficace des dossiers, une expérience client professionnelle et le respect des standards, procédures et objectifs.
Administration et opérations
· Ouvrir, créer et mettre à jour les dossiers clients dans les différents systèmes de gestion.
· Recevoir les nouveaux mandats et les assigner.
· Assurer le suivi administratif des mandats.
· Préparer, envoyer et classer les documents liés aux dossiers (rapports, photos, devis, autorisations, bons de travail, etc.).
· Effectuer la création des bons de commande (PO).
· Assurer le suivi des coûts/marge du dossier ainsi que les documents nécessaires au dossier (cession de créance, etc.).
· Maintenir les tableaux de suivi et plateformes administratives à jour.
· Archiver les dossiers et assurer le classement numérique des documents.
· Participer à l’amélioration continue des procédures administratives et opérationnelles.
· Soutenir les chargés de projet dans la gestion quotidienne des dossiers.
Service à la clientèle & communications
· Répondre aux appels téléphoniques, courriels et demandes des clients.
· Effectuer le premier contact téléphonique à la clientèle (nouveau mandat) lors des heures d’ouvertures.
· Maintenir une communication constante avec les assureurs, les chargées de projet, clients, fournisseurs et sous-traitants.
· Effectuer les suivis des autorisations et statuts de dossiers.
· Rediriger les demandes urgentes aux bonnes personnes.
· Assurer la transmission des informations importantes aux équipes concernées.
Suivi des dossiers
· Assurer la mise à jour des tableaux de performance et outils de suivi opérationnels.
· Effectuer le suivi des délais de contact, inspections, estimations et fermetures de dossiers.
· Identifier les dossiers en retard ou nécessitant un suivi prioritaire.
· Produire différents rapports administratifs et opérationnels.
· Participer au suivi des objectifs de performance de la succursale.
· Effectuer des validations de conformité documentaire et procédurale.
Ressources humaines
· Validation des heures journalières et hebdomadaires des employés.
· Création des assignations et mise à jour des calendriers de travaux.
Autres
· Effectuer le dessin de plans dans Xactimate et Corelogic.
· Effectuer toute autre tâche connexe
Rémunération : 55 000,00$ à 65 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : En présentiel
