Nous recherchons une secrétaire médicale hautement organisée, efficace et professionnelle, possédant une solide expérience clinique et d’excellentes compétences administratives. La candidate idéale doit avoir une expérience préalable avec le logiciel médical MYLE et être prête à apprendre et à effectuer la transition vers ClinicMaster, notre principal système de gestion en clinique.
Notre clinique est toute nouvelle, ouverte en 2025, et nous recherchons une personne motivée, proactive et engagée à contribuer au développement de l’équipe et à amener la clinique au niveau d’excellence attendu.
La personne doit être à l’aise dans un environnement médical privé à rythme rapide, assurer la coordination des patients, soutenir les cliniciens et veiller à ce que toutes les opérations respectent les réglementations des cliniques privées du Québec, incluant les normes de conformité, de documentation et de confidentialité.
Ce poste inclut également des tâches simples liées aux réseaux sociaux : publier des mises à jour, créer du contenu promotionnel de base et maintenir une présence en ligne professionnelle pour la clinique.
Responsabilités principales
- Inscription des patients, prise en charge, rendez-vous, rappels et suivis
- Gestion des dossiers médicaux et documentation dans le DME selon les normes du Québec
- Utilisation du logiciel MYLE (expérience requise) et apprentissage de ClinicMaster
- Communication avec les médecins, infirmières et thérapeutes
- Gestion des paiements, des documents d’assurance et des reçus
- Publication et planification de contenu de base sur les réseaux sociaux
- Garantie de la confidentialité, du professionnalisme et du respect des normes de conformité de la clinique
- Assurer le bon déroulement quotidien de la clinique et offrir un service à la clientèle exceptionnel
- Participer activement à la croissance, la structure et le développement de cette nouvelle clinique ouverte en 2025
- Contribuer à l’esprit d’équipe et soutenir la mise en place de processus efficaces dès le départ
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We are seeking a highly organized, efficient, and professional Medical Secretary with strong clinical experience and excellent administrative skills. The ideal candidate must have prior experience using MYLE medical software and be ready to learn and transition to ClinicMaster, which is our primary clinic management system.
Our clinic is brand new, opened in 2025, and we are looking for someone who is motivated, proactive, and committed to helping build the clinic’s structure, support the team, and elevate the clinic to the level of excellence we aim for.
The candidate must be comfortable working in a fast-paced private medical environment, coordinating patients, supporting clinicians, and ensuring that all operations comply with Québec private clinic regulations, including documentation standards, confidentiality requirements, and compliance protocols.
This role also includes basic social media tasks—posting updates, creating simple promotional content, and maintaining a polished online presence for the clinic.
Key Responsibilities
- Patient registration, intake, scheduling, reminders, and follow-up
- Managing medical files and EMR documentation according to Québec standards
- Using MYLE software (experience required) and learning ClinicMaster
- Communicating with doctors, nurses, and therapists
- Handling payments, insurance documents, and receipts
- Posting and scheduling basic social media content
- Ensuring confidentiality, professionalism, and regulatory compliance
- Maintaining smooth daily clinic operations and exceptional customer service
- Actively contributing to the growth and development of a brand-new clinic opened in 2025
- Supporting team cohesion and helping establish strong processes and structure from the beginning
Job Types: Full-time, Part-time
Pay: $18.00-$25.00 per hour
Benefits:
- Company events
- Flexible schedule
- On-site parking
Work Location: In person
