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Sommaire du poste :
Relevant du Directeur Académique, l’agent(e) administratif(ve) assure la gestion administrative de l’équipe, soutient l’élaboration du plan académique du Parc de durabilité de McGill (McGill Sustainability Park - MSP) et assure les communications avec les principaux intervenants à travers l’Université.
La personne titulaire fournit un soutien administratif complet, incluant l’administration générale, le soutien aux comités, la gestion budgétaire ainsi que l’organisation et la logistique d’événements afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations. Elle effectue des recherches, synthétise l’information et traduit les apprentissages issus des initiatives passées et actuelles en recommandations concrètes.
Principales responsabilités :
Soutien exécutif et administratif
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Fournir un soutien administratif de haut niveau et hautement fiable au directeur académique.
Soutien à la recherche
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Recueillir de l’information sur les meilleures pratiques auprès des principales universités et instituts de durabilité à l’échelle mondiale (y compris le MSSI).
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Participer à la mise en œuvre de politiques et de nouvelles initiatives appuyant l’orientation stratégique du MSP.
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Rédiger des rapports et des propositions afin de soutenir de nouvelles initiatives et de nouveaux projets.
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Mettre en œuvre des indicateurs de performance pour évaluer l’impact des futurs programmes du MSP.
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Contribuer à la préparation de rapports d’impact destinés aux parties prenantes internes et externes, mettant en valeur les réalisations en recherche et le succès des activités de financement.
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Agir comme point de contact pour répondre aux demandes de renseignements provenant de la communauté du MSP, et porter à l’attention du directeur académique et du directeur associé les enjeux et occasions émergents.
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Préparer, au besoin, des analyses documentaires rapides, des notes d’information sur les parties prenantes, des notes de breffage urgentes et assurer la coordination des suivis.
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Recenser les principaux résultats, apprentissages, modèles de collaboration, forces émergentes en recherche et possibilités de partenariats issus du MSSI, puis les traduire en concepts de programmes et priorités concrètes pour le MSP.
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Diriger des examens et évaluations périodiques des initiatives afin de s’assurer qu’elles demeurent alignées sur les objectifs stratégiques de l’Université.
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Soutenir l’élaboration de rapports d’impact à l’intention des parties prenantes internes et externes mettant en évidence les accomplissements en recherche et les réussites en financement.
Gestion opérationnelle
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Agir à titre de personne-ressource de confiance pour répondre aux besoins ponctuels du directeur académique, notamment en réalisant des recherches rapides, des analyses contextuelles sur les intervenants, la préparation de notes de breffage de dernière minute et la coordination des suivis.
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Appuyer l’élaboration de protocoles d’acheminement des dossiers entre le Bureau du(de la) Provost, le(la) vice-recteur(trice) (Recherche et innovation), l’Avancement universitaire, les Affaires juridiques, les Communications et les unités opérationnelles afin d’assurer une escalade rapide des enjeux et le respect des processus institutionnels.
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Trier et orienter les demandes entrantes vers les ressources appropriées (conseiller(ère) principal(e), Recherche et innovation, Communications, Avancement universitaire ou autres), afin d’assurer des délais de réponse rapides.
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Assurer le suivi des engagements pris lors des réunions et veiller à leur réalisation (rappels, relances et mises à jour de statut) afin de maintenir l’élan entre les cycles de planification.
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Coordonner la logistique des événements et des visites organisés par le directeur académique, y compris les visites de partenaires et de dignitaires.
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En collaboration avec le Bureau du(de la) Provost, soutenir l’organisation des déplacements et la gestion des pièces justificatives de dépenses, conformément aux processus institutionnels.
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Maintenir un « système d’exploitation de bureau » efficace (formulaires d’entrée, suivi des dossiers, rappels récurrents) afin d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes du directeur académique.
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Agir comme principal point de contact pour les chercheurs, membres du corps professoral, employés et partenaires externes relativement aux projets en cours ainsi qu’aux demandes et enjeux liés au MSP.
Exécution administrative
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Assurer la planification et la gestion de l’agenda du(de la) directeur(trice) académique, en établissant les priorités de rencontres et en exerçant un jugement dans la gestion des dossiers urgents ou sensibles.
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Organiser les réunions récurrentes, notamment la réservation de salles ou de plateformes virtuelles, la gestion des participants et les suivis requis.
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Préparer la documentation nécessaire aux réunions (notes de breffage, contributions aux présentations, notes décisionnelles) et documenter les résultats (procès-verbaux et registres des actions) avec attribution claire des responsabilités et des échéances.
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Rédiger, mettre en forme et acheminer la correspondance courante; assurer le contrôle des versions et le suivi des approbations des documents clés.
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Maintenir un système rigoureux de gestion documentaire pour le bureau, incluant les lecteurs partagés, les outils de suivi, les registres de décisions et les archives.
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Soutenir la préparation des budgets liés à la recherche, y compris les budgets de propositions, les prévisions sommaires, la préparation de la documentation requise et la cohérence entre les engagements des partenaires et les livrables financés.
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Assurer un suivi financier de haut niveau du portefeuille de recherche afin de soutenir les activités de reddition de comptes et la prise de décision.
Autres compétences et/ou aptitudes :
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Diplôme de maîtrise ou de niveau supérieur dans un domaine pertinent (p. ex., administration de la recherche, finances, gestion des affaires ou domaine connexe).
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Minimum de 7 à 10 années d’expérience dans un rôle administratif ou de coordination de projets, idéalement au sein d’un établissement d’enseignement supérieur ou d’un organisme de recherche.
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Esprit d’initiative marqué et forte capacité d’exécution.
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Expérience démontrée en administration de la recherche et de subventions.
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Solide compréhension des environnements de recherche universitaire, des mécanismes de financement et des exigences de conformité.
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Excellentes aptitudes en communication orale et écrite ainsi qu’en relations interpersonnelles.
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Capacité démontrée à élaborer des initiatives stratégiques et à développer des partenariats.
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Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs projets et priorités.
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Solides compétences analytiques et grand souci du détail.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
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Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
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Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
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Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
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Politique de vacances compétitive
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Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants -
Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
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Congés payés pendant la période des vacances de décembre
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Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
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Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation et expérience minimales requises :
Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 04) $66,190.00 - $82,740.00 - $99,290.00
Profil d'emploi:
MPEX-ADM2A - Administration générale – Professionnel 2
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Professeur
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-09-06
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
