Lieu : Maison des familles de LaSalle, LaSalle
Type de poste : Salarié·e – 35h/semaine
Durée : Remplacement temporaire d’un congé de maternité
Supérieur·e immédiat·e : Direction générale
Pourquoi rejoindre notre équipe ?
La Maison des familles de LaSalle est un organisme communautaire qui accompagne les familles de la communauté en leur offrant un milieu de vie accueillant, bienveillant et accessible. À travers ses services, ses activités et son approche de proximité, l’organisme contribue au mieux-être des familles, au développement des enfants et au renforcement du tissu social.
Dans ce contexte, la Maison des familles de LaSalle est à la recherche d’une personne rigoureuse, organisée et polyvalente afin d’assurer un remplacement temporaire au poste d’adjointe administrative.
Ce poste s’adresse à une personne qui souhaite occuper un rôle central dans le soutien administratif de l’organisme, tout en contribuant à la qualité de l’accueil, à la fluidité des opérations et au bon fonctionnement interne de l’équipe.
Votre rôle
Relevant de la direction générale, l’adjointe administrative agit comme personne pivot au sein de l’organisation. Elle assure l’accueil des familles, des membres et des partenaires, soutient les opérations administratives courantes, contribue à la gestion documentaire, participe à la logistique des réunions et événements, et offre un soutien de premier niveau aux volets comptabilité, ressources humaines, communications et informatique interne.
Par votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre professionnalisme, vous contribuerez directement à la continuité des opérations, à la qualité de l’expérience offerte aux familles et au respect des échéances administratives de l’organisme.
Vos responsabilités
Accueil, service aux familles et vie associative
- Offrir un accueil professionnel, chaleureux et respectueux, en personne, par téléphone et par courriel.
- Orienter adéquatement les familles, les membres, les partenaires et les personnes qui communiquent avec l’organisme.
- Répondre aux demandes liées aux inscriptions, aux renseignements généraux et aux services offerts.
- Promouvoir les services de la MFL et contribuer à faire connaître sa mission.
- Soutenir la vie associative, notamment par le suivi des cotisations, les envois aux membres et partenaires, ainsi que l’appui à certains événements.
Soutien administratif et gestion documentaire
- Préparer, saisir, réviser et mettre en forme divers documents administratifs.
- Appuyer la rédaction et la révision de correspondances, rapports, affichages, publications et documents internes.
- Assurer le classement, l’organisation et l’archivage des dossiers physiques et numériques.
- Maintenir à jour les répertoires de ressources internes et externes.
- Compiler certaines données statistiques utiles aux rapports, suivis internes ou demandes de subvention.
- Gérer la boîte courriel générale, trier les demandes, effectuer les suivis et rediriger les messages aux bonnes personnes.
Coordination et logistique
- Organiser les réunions d’équipe, de direction ou du conseil d’administration : convocations, logistique, documents, salles ou visioconférences.
- Préparer les ordres du jour, prendre des notes et produire certains comptes rendus ou procès-verbaux.
- Assurer le suivi des actions découlant des rencontres.
- Gérer les échéances organisationnelles, notamment les renouvellements, redditions, assurances, licences ou autres suivis administratifs.
- Appuyer la coordination de projets administratifs spéciaux ou d’événements internes et communautaires.
Comptabilité de base et approvisionnements
- Effectuer la tenue de livres mensuelle de base selon les procédures établies.
- Assurer le classement des pièces justificatives et le suivi des dépenses.
- Soutenir le suivi budgétaire de certains projets et informer la direction de tout écart ou ajustement requis.
- Gérer la petite caisse, les pièces justificatives, les rapprochements et les dépôts bancaires.
- Recueillir les cotisations des membres et en assurer le suivi administratif.
- Recevoir, vérifier et transmettre au comptable les feuilles de temps à chaque période de paie.
- Préparer et organiser la documentation requise pour l’audit annuel.
- Gérer l’inventaire des fournitures, effectuer les suivis d’achats et coordonner les commandes auprès des fournisseurs.
- Vérifier les factures reçues avant approbation et transmission au comptable.
Ressources humaines – soutien administratif
- Appuyer la logistique des processus de recrutement, notamment les affichages, convocations, plages horaires et communications aux candidat·e·s.
- Créer, classer et mettre à jour les dossiers du personnel.
- Assurer la confidentialité et l’accès restreint aux documents RH.
- Offrir un soutien administratif de premier niveau en lien avec les assurances collectives et le régime d’épargne retraite.
Communications et visibilité
- Contribuer à la rédaction, la mise en page et la diffusion des communications internes et externes.
- Préparer et actualiser des affichages, infolettres, documents promotionnels, publications Web ou visuels internes.
- Vérifier les textes, visuels et mises en page avant diffusion.
- Soumettre les communications à la direction pour approbation avant impression, publication ou envoi externe.
- Assurer le suivi avec les fournisseurs concernés, tels que les imprimeurs, graphistes ou webmestres.
- Appuyer la mise à jour du site Web, des réseaux sociaux et des autres canaux numériques, selon les balises établies.
- Veiller à la cohérence visuelle et linguistique des communications.
Soutien informatique interne
- Offrir un soutien technique de base à l’équipe en lien avec l’utilisation des outils numériques et informatiques.
- Accompagner les collègues dans l’utilisation de Microsoft 365, Outlook, Teams, Word, Excel, OneDrive ou autres outils courants.
- Aider à résoudre certains problèmes techniques mineurs, notamment les accès, connexions ou difficultés d’utilisation.
- Faire le suivi de l’état des postes de travail et signaler les problèmes à la direction ou aux fournisseurs externes, au besoin.
- Participer à l’amélioration continue des pratiques numériques internes.
Autres responsabilités
- Contribuer aux projets d’optimisation, aux gabarits, aux outils internes et à l’amélioration des processus administratifs.
- Participer à toute autre tâche connexe favorisant le bon fonctionnement de la Maison des familles de LaSalle, dans le respect du cadre du poste.
Votre profil idéal
Savoir
- Formation en administration, bureautique, secrétariat, comptabilité ou dans un domaine connexe.
- Expérience pertinente en soutien administratif.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, Teams et OneDrive.
- Aisance avec les outils numériques, la gestion documentaire et les communications écrites.
- Connaissances de base en comptabilité, tenue de livres ou suivi budgétaire, un atout.
- Expérience en milieu communautaire ou en OBNL, un atout.
- Toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente pourra être considérée.
Savoir-faire
- Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur.
- Capacité à offrir un accueil professionnel et bienveillant.
- Aisance avec la rédaction, la mise en page et la révision de documents.
- Capacité à assurer un classement efficace et une bonne gestion documentaire.
- Aisance avec les suivis administratifs, les échéanciers et les outils de travail collaboratif.
- Capacité à soutenir une direction générale et une équipe dans un contexte où les priorités peuvent évoluer rapidement.
Savoir-être
- Rigueur, fiabilité et souci du détail.
- Autonomie, jugement et professionnalisme.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Sens du service et attitude accueillante.
- Esprit de collaboration et communication respectueuse.
- Polyvalence, débrouillardise et capacité d’adaptation.
- Intérêt à contribuer à une mission communautaire et familiale.
Exigences
- Minimum 3 ans d’expériences pertinentes en soutien administratif.
- Connaissance en comptabilité et informatique de base.
- Bonne maîtrise des outils informatiques et de la suite Microsoft 365.
- Bonne capacité de rédaction et de communication.
- Aisance avec le service à la clientèle, le service aux familles et les suivis administratifs.
- Autonomie, rigueur et sens de l’organisation.
- Expérience en milieu communautaire, un atout.
Conditions de travail
- Remplacement temporaire d’un congé de maternité.
- Horaire de 35 heures par semaine – lundi au vendredi 8h à 16h.
- Salaire selon la politique salariale en vigueur et l’expérience.
- Conditions de travail selon les politiques internes de l’organisme.
- Milieu de travail communautaire, humain et collaboratif.
- Rôle central dans la continuité des opérations administratives de l’organisme.
- Entrée en poste : 14 septembre 2026.
Prêt·e à contribuer au bon fonctionnement d’un organisme engagé auprès des familles ?
Joignez-vous à une équipe où votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre professionnalisme auront un impact concret sur la qualité des services offerts aux familles.
Rémunération : 24,60$ à 31,00$ par heure
Lieu du poste : En présentiel
