Aperçu du poste
La fourchette d'embauche pour ce poste est comprise entre 75 704,85 et 87 014,85 dollars.
Ce poste consiste à apporter un soutien administratif et de coordination au directeur médical (ou à son représentant), au corps enseignant et aux stagiaires afin de garantir le bon déroulement des programmes de formation en internat et/ou de spécialisation. Ce poste joue un rôle essentiel dans le recrutement et l'intégration des stagiaires dans les délais impartis, l'inscription des apprenants et le suivi de la conformité, la gestion rigoureuse des dossiers confidentiels des stagiaires, la planification des stages en milieu de travail et des activités pédagogiques, ainsi que l'organisation des évaluations. L'administrateur du programme assure également le suivi des réunions et de la documentation des comités, apporte son aide dans le cadre des procédures d'accréditation et d'évaluation des programmes, participe au processus de nomination et sert de premier point de contact pour les demandes des stagiaires, en orientant ces derniers vers les ressources et les aides appropriées.
Ses principales responsabilités sont les suivantes:
Administration et coordination académiques
- Apporte son soutien au processus de sélection et de recrutement des stagiaires
- Coordonne les activités d'accueil et d'inscription des nouveaux stagiaires, notamment en assurant le suivi des documents requis et des exigences de conformité, en collaboration avec les services internes concernés et les sites cliniques
- Gère des dossiers de stagiaires et des registres de formation précis, complets et confidentiels ; met en place et gère des systèmes de classement électroniques et papier, y compris l'archivage conformément aux exigences en matière de durée de conservation
- Coordonne et assure le suivi des demandes de congé des stagiaires et facilite le traitement des demandes de validation de formation
- Élabore, met à jour et communique les plannings des stagiaires (par exemple, rotations, gardes, stages optionnels et plannings hors service), résout les conflits d’horaires et favorise des pratiques équitables en matière de planification
- Sert de point de contact central pour les demandes générales relatives à la formation médicale post-universitaire et assure la liaison avec les services internes, les sites cliniques et les organisations externes selon les besoins (par exemple, les établissements partenaires, les organismes de réglementation, les associations de spécialités et les services de placement)
- Sert de premier point de contact pour les stagiaires à la recherche d’une aide administrative et, le cas échéant, les oriente vers les aides et ressources pertinentes tout en faisant preuve de discrétion et en préservant la confidentialité
- Transmet les préoccupations au médecin-chef (ou à son représentant) si nécessaire, en tenant compte des limites de son rôle et de la nécessité de faire intervenir les services cliniques et d’accompagnement des stagiaires lorsque cela s’avère nécessaire
- Assure le suivi des problèmes émergents, des échéances et des mesures à prendre liées au fonctionnement du programme, et facilite un suivi en temps opportun auprès des parties prenantes
Soutien aux comités, aux événements et aux activités pédagogiques
- Organise et apporte son soutien aux comités de programme et aux réunions (par exemple, les comités de formation en internat/post-internat et les comités de compétences), notamment en matière de planification, de préparation de l'ordre du jour, de distribution des documents et de suivi des points à traiter
- Assiste aux réunions selon les besoins, rédige les comptes rendus et prépare les documents de réunion en vue de leur examen, de leur validation et de leur diffusion
- Coordonne la planification et la mise en œuvre des activités et événements pédagogiques (par exemple, journées académiques, tournées cliniques, ateliers, examens/OSCE, retraites, journées de recherche et cérémonies de remise de prix), y compris la réservation des salles, le matériel technique, les intervenants et les supports pédagogiques
- Assure la logistique de l'enseignement à distance et en présentiel, notamment en coordonnant les visioconférences et les webconférences et en veillant à ce que les ressources audiovisuelles et technologiques nécessaires soient prêtes à l'emploi
- Gère la documentation relative aux comités et aux programmes et veille à ce que les documents soient correctement organisés, soumis à un contrôle de version et archivés
Administration financière
- Contribue à l'élaboration et au suivi des budgets liés à l'éducation, notamment en assurant le suivi des dépenses, le rapprochement des comptes et la préparation des rapports de variation et des rapports de synthèse
- Traite et assure le suivi des transactions financières liées à la formation (par exemple, factures, remboursements, versements et refacturations internes) conformément aux politiques de l'organisation et aux exigences en matière d'approbation
- Gère et assure le suivi de la répartition des fonds destinés à la formation des apprenants (par exemple, fonds de déplacement/formation, subventions ou autres dotations liées aux programmes) et apporte son soutien à l'établissement des rapports requis
- Assure, selon les besoins, la coordination avec les partenaires externes et les bailleurs de fonds concernant le soutien financier lié à l'éducation, en veillant à ce que la documentation soit tenue à jour et que les fonds soient gérés conformément aux exigences applicables
Gestion documentaire et administration de bureau
- Prépare, met en forme et révise divers types de documents : notes de service, correspondance, rapports, supports de formation, présentations, tableurs, cours, affiches, manuscrits, politiques, procédures, demandes de recherche, procédures d’accréditation
- Crée ou participe à la création de formulaires et de modèles
- Gère les systèmes de suivi des documents et des livrables
- Gère les bases de données et les systèmes de classement, notamment la configuration des dossiers, la saisie, la validation et l'archivage des données
- Organise les services de traduction
- Effectue des recherches sur Internet pour identifier et récupérer des informations, des rapports, des publications, etc.
- Trie et assure le suivi du courrier postal et électronique reçu en vue d'y répondre et d'y donner suite
- Photocopie, envoie par fax et numérise divers documents et informations
- Organise les services de messagerie et d'envoi postal
Évaluations, bilans et suivi des progrès des apprenants
- Coordonne les processus administratifs liés aux évaluations et aux bilans des stagiaires, notamment la distribution des outils et des formulaires, le suivi de leur remplissage et la compilation des informations destinées aux dossiers des stagiaires et aux rapports sur les programmes
- Apporte son soutien aux réunions d’évaluation des stagiaires et à la documentation associée, notamment en planifiant les réunions et en préparant les supports nécessaires à l’évaluation
- Participe à l’organisation des examens spécifiques à une spécialité ou à un programme, ainsi qu’aux examens cliniques objectifs structurés (ECOS), le cas échéant
- Apporte son soutien à la documentation et au suivi des stagiaires nécessitant un accompagnement supplémentaire, conformément aux processus établis et aux directives de la direction du programme
Accréditation, évaluations des programmes et soutien opérationnel
- Coordonne la logistique et la documentation liées aux activités d'accréditation et aux évaluations des programmes (par exemple : rassembler les documents, assurer le suivi des exigences, apporter un soutien lors des visites sur place et préparer les projets de rapports en vue de leur examen)
- Participe à la planification, à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, des procédures et des supports d’orientation du programme ; facilite la communication et la diffusion de ces documents auprès des stagiaires et des formateurs selon les besoins
- Rédige des rapports, des statistiques et des synthèses réguliers afin de soutenir le fonctionnement du programme et la prise de décision (par exemple, rapports sur les plannings, état de conformité et suivi des activités de formation)
- Coordonne la communication avec les stagiaires et la préparation des dossiers d'information (par exemple, calendriers universitaires, horaires, informations sur les gardes, ressources d'orientation et avis), en veillant à ce que les documents soient à jour et accessibles
Exigences pré-requis
- Être titulaire d'un diplôme de l'enseignement supérieur en administration de bureau;
- Avoir au moins cinq (5) ans d'expérience dans une fonction d'assistance administrative;
- Maîtriser les pratiques en matière d'administration de bureau et de service à la clientèle, notamment la gestion des plannings, la gestion des documents et des dossiers, la coordination des réunions et le soutien aux opérations quotidiennes;
- Maîtrise des processus liés aux programmes de formation médicale postuniversitaire, notamment l’accueil des stagiaires, leur inscription, la planification des stages, la coordination pédagogique et la documentation relative à l’accréditation;
- Maîtrise des outils de gestion administrative et des systèmes de gestion des programmes, notamment les applications Microsoft Office, les outils de collaboration, les plateformes de gestion et d’évaluation des stagiaires, ainsi que la capacité à traiter des informations confidentielles dans le respect des exigences en matière de protection de la vie privée;
- Solides compétences en communication, en service client et en gestion des relations, ainsi que la capacité à faire preuve de professionnalisme, de tact et de discrétion;
- Capacité avérée à gérer des priorités concurrentes, à coordonner des plannings complexes et à s'adapter à l'évolution des besoins opérationnels dans un environnement dynamique;
- Compétences efficaces en matière d'organisation, de résolution de problèmes et de prise de décision, en mettant l'accent sur la précision, le suivi et le respect des délais.
À titre de condition pré-emploi, tout nouvel employé de l’ALREO doit soumettre un rapport de vérification d’antécédents criminels conforme, et daté de moins de six (6) mois à compter de la date d’émission.
*Politique de vaccination obligatoire*
Selon la politique de vaccination COVID-19 de l'ALREO, si vous êtes retenu dans le processus de sélection, une offre d'emploi sera conditionnelle à la présentation d'un document émis par le gouvernement confirmant que vous avez été complètement vacciné avec un vaccin approuvé au Canada. Toute personne qui ne peut pas être vaccinée pour des raisons médicales ou pour d'autres motifs reconnus par le Code des droits de la personne peut demander un accommodement.
Veuillez noter qu'en ce qui concerne la pandémie de COVID-19, la position de la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP) est qu'une croyance singulière ou une préférence personnelle contre les vaccins et/ou les masques n'est pas protégée pour des raisons de croyance en vertu du Code.
Rotation/Quarts de travail
De jour, quarts de 8 heures. À titre d'information seulement - L'ALREO se réserve le droit de modifier.
Qualifications souhaitables
- La maîtrise du français et de l'anglais est considérée comme un atout;
- Une expérience professionnelle dans le secteur de la santé est considérée comme un atout.
Mention relative à l'intelligence artificielle (IA)
ALREO peut recourir à des technologies d'intelligence artificielle (IA) au cours du processus de recrutement afin de faciliter la présélection, l'évaluation ou la sélection des candidats. Ces outils peuvent être utilisés pour aider à identifier les qualifications, les compétences, l'expérience et d'autres critères liés à l'emploi et pertinents pour le poste. L'IA est utilisée uniquement comme outil d'aide et ne prend aucune décision en matière d'embauche. Toutes les décisions de recrutement font l'objet d'un examen et d'un contrôle par des personnes et sont prises conformément à la législation applicable en matière d'emploi, aux obligations en matière de droits de l'homme, ainsi qu'aux politiques et pratiques de recrutement de l'ALREO.
Équité en matière d’emploi
À l’Association des laboratoires régionaux de l’Est de l’Ontario (ALREO), nous nous engageons à favoriser un milieu de travail accessible, où tous les employés et candidats se sentent respectés. Nous adhérons au principe d’adaptation en milieu de travail. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, à n’importe quelle étape du processus de recrutement et par la suite, veuillez en aviser un membre de l’équipe des ressources humaines et il nous fera plaisir de collaborer avec vous afin de répondre à vos besoins.
Comment postuler
Pour postuler, envoyez votre demande d’emploi au plus tard à 23 h 59 (heure normale de l’Est) le jour de la date de clôture. Pour nous aider à déterminer si vous avez les exigences requises, veuillez fournir tous les renseignements nécessaires. Autrement, votre candidature sera rejetée. Nous remercions tous les candidats qui présentent une demande, mais seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Merci de votre collaboration.
