Contrôleur de documents (Gestion de projets)
Contribuez à des projets miniers d'envergure au sein d'un environnement collaboratif et international, où la gestion documentaire, la coordination des parties prenantes et l'amélioration continue contribuent directement au succès des projets. Travaillez avec SharePoint, InEight et des équipes multidisciplinaires dans le cadre d'un poste hybride basé à Montréal, en soutenant les projets de leur planification jusqu'à leur réalisation.
Ce qu’il y a pour vous :
- Salaire horaire de 57-67$.
- Tarif pour entreprise incorporée : 69-79$ par heure.
- Contrat de 9 mois, avec possibilité de prolongation.
- Horaire de jour, 40 heures par semaine.
- Travail hybride : 4 jours par semaine au bureau.
Responsabilités :
- Effectuer le contrôle de la qualité et la vérification des livrables de projet fournis par les entrepreneurs et les fournisseurs de services d'ingénierie (ESP).
- Offrir de la formation et du soutien technique aux parties prenantes internes et externes.
- Participer aux réunions de coordination et assurer le suivi des communications liées aux projets.
- Préparer des rapports et effectuer le nettoyage des données en collaboration avec le responsable de la gestion documentaire de projet (PDM Lead).
- Assurer le suivi des livrables en attente ainsi que de la documentation liée aux demandes d'information (RFI).
- Utiliser SharePoint, InEight et la suite Microsoft Office pour soutenir les activités de gestion documentaire.
- Accueillir, accompagner et soutenir le développement continu des contrôleurs de documents (Document Controllers – DC).
- Former les contrôleurs de documents aux processus internes de gestion documentaire de projet (PDM).
- Produire et distribuer les rapports hebdomadaires d'expédition (expediting reports).
- Escalader au responsable PDM les enjeux qui demeurent non résolus dans un délai de 24 heures.
- Effectuer des suivis avec les entrepreneurs toutes les deux semaines.
- Réviser mensuellement les CDS avec chacun des entrepreneurs.
- Maintenir la matrice de distribution à jour sur une base mensuelle.
- Participer aux réunions de projet selon la cadence établie et collaborer régulièrement avec les membres de l'équipe projet.
- Offrir une formation continue aux utilisateurs sur InEight et SharePoint.
- Soutenir les activités de démarrage de projet ainsi que la planification des remises finales, conformément aux exigences du responsable PDM.
- Assurer un suivi rapide et efficace auprès des parties prenantes.
- Participer aux initiatives d'amélioration continue et soutenir leur mise en œuvre.
- Optimiser le processus de gestion des demandes d'accès à InEight et SharePoint.
Ce dont vous aurez besoin pour réussir :
- 5 ans d'expérience en gestion documentaire sur des projets d'envergure.
- Expérience dans des projets d'ingénierie et de construction.
- Expérience en gestion de petites à moyennes équipes de contrôle documentaire.
- Expérience dans l'implantation et la gestion de systèmes et de processus de gestion documentaire.
- Expérience du démarrage de projet, de la clôture contractuelle, de la remise finale et des activités de fermeture de projet.
- Expérience en gestion de fournisseurs, d'entrepreneurs et d'équipes de prestataires.
- Une expérience de la gestion documentaire couvrant l'ensemble du cycle de vie d'un projet, des études préliminaires jusqu'à la remise finale et à la clôture, constitue un atout.
- Une expérience sur des projets réalisés en chantier constitue un atout.
- Une expérience avec InEight Document et SharePoint constitue un atout.
- Excellente maîtrise de SharePoint, d'InEight et de la suite Microsoft Office.
- Excellentes aptitudes en collaboration, en communication et en gestion des parties prenantes.
- Capacité à superviser, gérer et assurer le suivi de la charge de travail d'une équipe.
- Capacité à évoluer efficacement dans un environnement dynamique et en constante évolution.
- Bilinguisme (français et anglais) requis afin de collaborer avec des équipes de projet internationales, de former et soutenir les parties prenantes et de coordonner la documentation de projet dans les deux langues.
- La maîtrise d'une troisième langue constitue un atout.
Pourquoi Recrute Action?
Recrute Action (permis d’agence : AP-2504511) offre des services de recrutement fondés sur un accompagnement de qualité et une approche personnalisée. Dans le cadre du processus de sélection, certaines candidatures peuvent être analysées à l’aide d’outils d’intelligence artificielle. Seules les candidatures répondant aux critères du poste seront contactées.
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Project Document Management Analyst
Contribute to impactful mining projects in a collaborative global environment where document management, stakeholder coordination, and continuous improvement drive project success. Work with SharePoint, InEight, and cross-functional teams in a hybrid Montreal-based role supporting projects from planning through delivery.
What is in it for you:
- Salaried: $57-67 per hour.
- Incorporated Business Rate: $69-79 per hour.
- 9-month contract with the possibility of extension.
- Day schedule, 40 hours per week.
- Hybrid model: 4 days per week on-site.
Responsibilities:
- Perform quality control and verification of project deliverables from contractors and engineering service providers (ESPs).
- Provide training and technical support to internal and external stakeholders.
- Participate in coordination meetings and follow up on project communications.
- Prepare reports and perform data cleansing in collaboration with the PDM Lead.
- Follow up on pending project deliverables and RFI documentation.
- Use SharePoint, InEight, and Microsoft Office to support document control activities.
- Onboard, coach, and support the ongoing development of Document Controllers (DCs).
- Train Document Controllers (DCs) on internal PDM processes.
- Produce and distribute weekly expediting reports.
- Escalate issues that remain unresolved within 24 hours to the PDM Lead.
- Conduct contractor check-ins every two weeks.
- Review CDS with each contractor on a monthly basis.
- Maintain the distribution matrix on a monthly basis.
- Attend project meetings according to the project cadence and engage regularly with project peers.
- Deliver ongoing user training on InEight and SharePoint.
- Support project setup and handover planning requirements as defined by the PDM Lead.
- Demonstrate timely stakeholder responsiveness.
- Participate in continuous improvement initiatives and support their implementation.
- Streamline InEight and SharePoint access requests.
What you will need to succeed:
- 5 years of experience in document control on large projects.
- Experience supporting engineering and construction projects.
- Experience managing small to medium-sized document control teams.
- Experience implementing and managing document control systems and processes.
- Experience with project setup, contract close-out, project handover, and close-out activities.
- Experience managing suppliers, contractors, and vendor teams.
- Experience managing document control throughout the project lifecycle, from early studies through handover and close-out, is considered an asset.
- Experience supporting or working on site-based projects is considered an asset.
- Experience with InEight Document and SharePoint is considered an asset.
- Proficiency with SharePoint, InEight, and Microsoft Office.
- Excellent collaboration, stakeholder engagement, and communication skills.
- Ability to oversee, manage, and report on team workloads.
- Ability to work effectively in a fast-paced environment.
- Bilingual (English and French) to collaborate with global project teams, provide training and support to stakeholders, and coordinate project documentation in both languages.
- Proficiency in a third language is considered an asset.
Why Recruit Action?
Recruit Action (agency permit: AP-2504511) provides recruitment services through quality support and a personalized approach. As part of the screening process, some applications may be reviewed using artificial intelligence tools. Only candidates who meet the hiring criteria will be contacted.
Pay: $57.00-$79.00 per hour
Benefits:
Application question(s):
- Êtes-vous disposé(e) à travailler au bureau 4 jours par semaine?
Experience:
- Gestion documentaire sur de grands projets: 5 years (required)
- Projets d'ingénierie et de construction: 1 year (required)
- Gestion de petites/moyennes équipes de gestion documentaire: 1 year (required)
- Systèmes et processus de gestion documentaire: 1 year (required)
- En démarrage, clôture et transfert de projets: 1 year (required)
- Fournisseurs, entrepreneurs ou sous-traitants: 1 year (required)
- Tout le cycle de vie d'un projet: 1 year (preferred)
- Chantier: 1 year (preferred)
- Connaissance d'InEight Document et SharePoint: 1 year (preferred)
Language:
- Bilingue français/anglais (required)
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC
