(Version française ci-dessous.)
About us：
Aline Cabinetry is a leading wholesaler of kitchen and bath cabinets. Building on the success of our distribution centers in Chicago, Dallas, Orlando, North Carolina, Phoenix, Houston, and Atlanta, we expanded into Canada in 2022. In just four years, we’ve grown to operate three warehouses across Canada and manage over 1.5 million square feet of warehouse space throughout North America. With more than ten manufacturing facilities in China, Vietnam, Thailand, and Ghana, we are able to deliver high-quality cabinetry at highly competitive prices. Our customer-focused approach reflects a strong commitment to excellence—both in product quality and service delivery. Partner with Aline Cabinetry, and let’s achieve success together.
Job Description:
We are seeking a highly organized and motivated individual to fill the role of Finance & Operations Coordinator. This position supports daily finance, administrative, warehouse, and HR-related operations. This role is responsible for accounts payable processing, financial reporting, vendor coordination, and general office support, ensuring smooth and compliant business operations. The ideal candidate is someone who can handle multiple responsibilities with precision and professionalism. The successful candidate will be a collaborative communicator and a precise thinker. You should be comfortable using your analytical skills to tackle challenges while maintaining high standards in a busy, time-sensitive setting.
Responsibilities:
1. Administrative Support
- Procure regular office supplies and handle ad-hoc expenses (e.g., hotel and flight bookings) using company credit cards
- Liaise with day-to-day service providers and vendors (e.g., utilities, office equipment and fixture maintenance etc.)
- Maintain and update supplier contact lists
- Assist in obtaining Service Quote
- Execute internal approval processes (signatures, authorizations)
- Manage company documentation, including contracts, invoices, and financial records (scanning & filing)
- Monitor operational expenses (utilities, internet, etc.)
- Handle vendor returns, refunds, and filing claims
- Identify potential areas for efficiency improvement
- Other ad-hoc tasks assigned by the Operation Manager
2. Finance and Accounts Payable (AP)
- Receive, review, and verify invoices (date, amount, quantity, authorization, duplicates)
- Monitor payment terms and vendor cycles to ensure timely processing
- Maintain AP records and prevent duplicate payments
- Submit invoices for payment approval and manage Purchase Request documentation
- Enter invoices into ERP system with accurate account coding
- Monitor and record company credit card transactions
- Organize, scan, and archive financial documents for audit compliance
- Reconcile daily expense records
- Support month-end closing processes by reconciling Input Tax Credits (ITCs)
- Assist with truck checking and GPS tracking (if applicable)
- Prepare Daily Financial Report, assist in preparing Quarterly and Annual Report
- Assist in Building Financial Dashboard using Data Visualization Tools
- Other Ad-hoc tasks assigned by the Accountant
3. HR Support
- Maintain employee records and update HR databases
- Maintain attendance and overtime records and manage leave & sick day tracking
- Assist in administering employee insurance programs (enrollment, updates, termination)
- Maintain HR documentation and reports
- Assist in Payroll Preparation
4. Warehouse & Office Support
- Assist with Warehouse Supply Purchases, includes skids, packing materials, and weekly operational checks
- Provide backup support related to supply chain, warehouse, and cost control functions when needed
Qualifications:
- Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business Administration or other related fields (STEM field is a plus)
- Experience in Accounts Payable, Administration, or related fields (preferred); OR a proven quick learner
- Experience with automation, data analysis or programming is a plus
- Familiarity with ERP systems (NetSuite preferred) is a plus
- Proficiency in Microsoft Excel is a MUST
- Strong organizational and multitasking skills
- Strong problem-solving skills and proactive mindset
- Comfortable working in a fast-paced environment
- Attention to detail and accuracy
- Ability to work independently with minimal supervision
- Effective communication skills (Written and Verbal) in both English and Chinese (Mandarin)
How to Apply:
If you are passionate about providing exceptional supporting service and want to join a growing and innovative team, please submit your resume detailing your relevant experience. We look forward to hearing from you!
Aline Canada is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.
À propos de nous
Aline Cabinetry est un chef de file dans la distribution en gros d'armoires de cuisine et de salle de bain. Forts du succès de nos centres de distribution à Chicago, Dallas, Orlando, en Caroline du Nord, à Phoenix, Houston et Atlanta, nous avons étendu nos activités au Canada en 2022. En seulement quatre ans, nous avons développé un réseau de trois entrepôts au Canada et gérons plus de 1,5 million de pieds carrés d'espace d'entreposage à travers l'Amérique du Nord.
Grâce à plus de dix usines de fabrication situées en Chine, au Vietnam, en Thaïlande et au Ghana, nous sommes en mesure d'offrir des armoires de haute qualité à des prix très compétitifs. Notre approche axée sur le client reflète notre engagement envers l'excellence, tant sur le plan de la qualité de nos produits que de notre service. Faites équipe avec Aline Cabinetry et bâtissons notre succès ensemble.
Description du poste
Nous sommes à la recherche d'une personne organisée, rigoureuse et motivée pour occuper le poste de Coordonnateur(trice) – Finances et opérations.
Ce poste soutient les activités quotidiennes liées aux finances, à l'administration, aux opérations d'entrepôt et aux ressources humaines. La personne retenue sera responsable du traitement des comptes fournisseurs, de la préparation de rapports financiers, de la coordination avec les fournisseurs ainsi que du soutien administratif général afin d'assurer le bon fonctionnement des opérations de l'entreprise dans le respect des politiques internes.
Le candidat idéal possède un excellent sens de l'organisation, est capable de gérer plusieurs priorités simultanément et fait preuve de professionnalisme. Vous aimez analyser les problèmes, trouver des solutions efficaces et maintenir un haut niveau de précision dans un environnement dynamique où les délais sont importants.
Responsabilités1. Soutien administratif
- Effectuer les achats courants de fournitures de bureau et gérer les dépenses ponctuelles (hôtels, billets d'avion, etc.) à l'aide des cartes de crédit de l'entreprise.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs de services et les fournisseurs externes (services publics, entretien des équipements et des installations, etc.).
- Tenir à jour les listes de contacts des fournisseurs.
- Participer à l'obtention de soumissions de services.
- Coordonner les processus d'approbation internes (signatures et autorisations).
- Gérer la documentation de l'entreprise, notamment les contrats, les factures et les dossiers financiers (numérisation et classement).
- Effectuer le suivi des dépenses opérationnelles (électricité, Internet, etc.).
- Traiter les retours, remboursements et réclamations auprès des fournisseurs.
- Repérer des occasions d'améliorer l'efficacité des processus.
- Effectuer toute autre tâche connexe confiée par le directeur des opérations.
2. Finances et comptes fournisseurs (AP)
- Recevoir, examiner et vérifier les factures (date, montant, quantité, autorisation et détection des doublons).
- Assurer le suivi des modalités de paiement et des cycles des fournisseurs afin de garantir un traitement dans les délais.
- Maintenir les dossiers des comptes fournisseurs et prévenir les paiements en double.
- Soumettre les factures pour approbation et gérer la documentation des demandes d'achat.
- Saisir les factures dans le système ERP avec les bons codes comptables.
- Effectuer le suivi et l'enregistrement des transactions effectuées avec les cartes de crédit de l'entreprise.
- Organiser, numériser et archiver les documents financiers conformément aux exigences d'audit.
- Effectuer le rapprochement quotidien des dépenses.
- Participer aux activités de clôture mensuelle, notamment le rapprochement des crédits de taxe sur les intrants (CTI).
- Participer, au besoin, aux vérifications des camions et au suivi GPS.
- Préparer le rapport financier quotidien et contribuer à la préparation des rapports trimestriels et annuels.
- Participer au développement de tableaux de bord financiers à l'aide d'outils de visualisation de données.
- Effectuer toute autre tâche connexe confiée par le comptable.
3. Soutien aux ressources humaines
- Tenir à jour les dossiers des employés et les bases de données RH.
- Assurer le suivi des présences, des heures supplémentaires, des congés et des absences pour maladie.
- Participer à l'administration des programmes d'assurance collective (adhésions, modifications et cessations).
- Maintenir la documentation et les rapports des ressources humaines.
- Participer à la préparation de la paie.
4. Soutien à l'entrepôt et au bureau
- Participer aux achats des fournitures d'entrepôt, notamment les palettes, les matériaux d'emballage et les fournitures nécessaires aux vérifications hebdomadaires des opérations.
- Fournir un soutien de remplacement aux fonctions liées à la chaîne d'approvisionnement, aux opérations d'entrepôt et au contrôle des coûts, au besoin.
Qualifications
- Baccalauréat en comptabilité, finance, administration des affaires ou dans un domaine connexe (une formation en STEM constitue un atout).
- Expérience en comptes fournisseurs, en administration ou dans un poste similaire (un atout), ou capacité démontrée d'apprendre rapidement.
- Une expérience en automatisation, en analyse de données ou en programmation constitue un atout.
- Une connaissance des systèmes ERP (NetSuite de préférence) constitue un atout.
- Excellente maîtrise de Microsoft Excel (obligatoire).
- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion de plusieurs priorités.
- Solides compétences en résolution de problèmes et attitude proactive.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique.
- Grand souci du détail et de l'exactitude.
- Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.
- Excellentes aptitudes en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, en anglais et en mandarin.
Comment postuler
Si vous êtes passionné(e) par le soutien aux opérations et souhaitez vous joindre à une entreprise en pleine croissance et innovante, nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitæ accompagné d'un résumé de votre expérience pertinente.
Nous avons hâte de faire votre connaissance!
Aline Cabinetry (Canada) Ltd. souscrit au principe de l'égalité en matière d'emploi. Nous valorisons la diversité et nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif, respectueux et accueillant pour tous les employés.
Job Type: Full-time
Pay: From $41,600.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- Life insurance
Education:
- Secondary School (preferred)
Experience:
- Administrative: 1 year (preferred)
Work Location: In person
