Business Operations & Finance Coordinator
Location: Saint-Laurent, QC
Position: Full-Time
Salary: $65,000-$80,000 per year
About Groupe PL
Groupe PL is a growing landscaping and snow removal company proudly serving Montreal's West Island. From residential landscaping and hardscaping to lawn care and snow removal, our mission is simple: deliver exceptional service while continuously improving the way we operate.
As our company continues to grow, we're looking for someone who wants to grow with us.
We're looking for a Business Operations Coordinator who enjoys organization, technology, finance, problem solving and building efficient systems. This role is ideal for someone who wants to make a real impact inside a growing company and eventually take on increasing responsibility as our operations continue to evolve.
Working closely with the ownership team, you'll help strengthen our financial processes, improve internal systems, support daily operations and contribute to delivering an outstanding client experience.
What You'll Do
Finance & Administration
- Manage QuickBooks Online and maintain accurate financial records
- Process customer invoicing and supplier bills
- Monitor accounts receivable and assist with collections
- Reconcile bank and credit card transactions
- Assist with payroll preparation and reporting
- Support budgeting, job costing and financial reporting
- Maintain organized financial documentation
- Ensure information is accurate and up to date
Operations & Business Systems
- Build and improve internal procedures and workflows
- Develop and maintain Standard Operating Procedures (SOPs)
- Organize company documentation and digital files
- Help manage our CRM and customer database
- Track projects and administrative workflows
- Coordinate information between the office and field teams
- Assist with scheduling and operational planning
- Identify opportunities to improve efficiency across the business
Business Support & Client Experience
- Support the ownership team with day-to-day business operations
- Assist with customer communications and follow-ups
- Help resolve client questions and administrative issues in a professional and timely manner
- Coordinate information between clients, suppliers and field crews
- Help ensure projects, service requests and administrative tasks continue moving forward
- Prepare documents, reports and internal communications
- Assist with purchasing and office organization
- Contribute to delivering an exceptional customer experience from the first phone call to the final invoice
Innovation & Technology
Technology is a big part of where we're going.
We believe businesses should continuously evolve by embracing better systems, smarter workflows and new technology.
We actively use AI and modern software to improve the way we work, and we're looking for someone excited to do the same.
You'll have the opportunity to help improve and implement tools such as:
- QuickBooks Online
- CRM software
- Google Workspace
- AI tools including ChatGPT, Claude, PlaudAI
- Workflow automation
- Future software and technology platforms
We love people who ask questions like:
"Is there a better way to do this?"
"Can this task be automated?"
"How can technology help us serve our clients even better?"
We're looking for someone who enjoys staying current with new technology, business trends and innovative tools, and who wants to help keep Groupe PL ahead of the curve.
Who You Are
You're naturally organized.
You enjoy solving problems.
You communicate professionally and confidently with both clients and coworkers.
You like creating systems that make work easier.
You notice details that others miss.
You take ownership instead of waiting to be told what to do.
You're comfortable learning new technology and enjoy finding smarter ways to work.
Most importantly, you genuinely care about helping a business improve and creating a great experience for both clients and your teammates.
QualificationsRequired
- Fluent in French and English
- Excellent organizational and communication skills
- Strong attention to detail
- Comfortable working with numbers
- Strong computer skills
- A proactive, solution-oriented mindset
Preferred
- Experience with QuickBooks Online
- Bookkeeping, accounting or finance experience
- Experience in office operations
- Experience with Google Suite and Excel
- CRM experience
- Experience in the construction, landscaping or service industry is considered an asset
What Success Looks Like
Within your first year, you'll:
- Become a trusted member of our leadership team
- Take ownership of key financial and operational processes
- Help improve communication and follow-through across the business
- Streamline repetitive administrative work through better systems and technology
- Introduce new ideas that improve efficiency and customer experience
- Free up valuable time for the owners to focus on growing the business
What We Offer
- Competitive salary
- Ongoing professional development
- Opportunity to grow into an Office Manager or Operations Manager role
- A collaborative, supportive team environment
- The opportunity to help shape the future of a growing company
Why Join Groupe PL?
We're not looking for someone to simply fill a position.
We're looking for someone who enjoys building, improving and growing alongside a company that's always looking ahead.
If you're ambitious, organized, curious, embrace technology, enjoy solving problems and want to make a meaningful impact every day, we'd love to hear your story.
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Coordonnateur(trice) des opérations et des finances
Lieu : Saint-Laurent, QC
Type de poste : Temps plein
Salaire : 65 000 $ à 80 000 $ par année
À propos de Groupe PL
Groupe PL est une entreprise en pleine croissance spécialisée en aménagement paysager et en déneigement, au service des résidents de l'Ouest-de-l'Île de Montréal. De l'aménagement paysager et du pavé uni à l'entretien des pelouses et au déneigement, notre mission est simple : offrir un service exceptionnel tout en cherchant constamment à améliorer notre façon de travailler.
Notre entreprise grandit rapidement, et nous cherchons une personne qui souhaite évoluer avec nous.
Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) des opérations et des finances qui aime l'organisation, la technologie, les finances, la résolution de problèmes et l'amélioration des processus. Ce poste est idéal pour une personne qui souhaite avoir un réel impact au sein d'une entreprise en croissance et assumer progressivement davantage de responsabilités à mesure que nos opérations évoluent.
En travaillant en étroite collaboration avec les propriétaires, vous contribuerez à renforcer nos processus financiers, améliorer nos systèmes internes, soutenir les opérations quotidiennes et participer à offrir une expérience client exceptionnelle.
Vos principales responsabilités
Finances et administration
- Gérer QuickBooks Online et maintenir des dossiers financiers précis
- Traiter la facturation des clients et les factures fournisseurs
- Effectuer le suivi des comptes clients et participer aux recouvrements
- Effectuer les conciliations bancaires et des cartes de crédit
- Participer à la préparation de la paie et des différents rapports
- Contribuer au budget, au calcul des coûts de projets et aux rapports financiers
- Maintenir une documentation financière organisée
- S'assurer que l'information est exacte et constamment à jour
Opérations et systèmes d'entreprise
- Concevoir et améliorer les procédures et processus internes
- Développer et maintenir les procédures opérationnelles standardisées (SOP)
- Organiser la documentation de l'entreprise et les fichiers numériques
- Participer à la gestion du CRM et de la base de données clients
- Effectuer le suivi des projets et des différents processus administratifs
- Assurer une bonne circulation de l'information entre le bureau et les équipes sur le terrain
- Participer à la planification des horaires et des opérations
- Identifier des occasions d'améliorer l'efficacité de l'entreprise
Soutien aux opérations et expérience client
- Soutenir l'équipe de direction dans les opérations quotidiennes de l'entreprise
- Participer aux communications et suivis avec les clients
- Aider à résoudre les questions et les situations administratives des clients avec professionnalisme et efficacité
- Coordonner les échanges d'information entre les clients, les fournisseurs et les équipes de terrain
- Veiller à ce que les projets, demandes de service et tâches administratives avancent efficacement
- Préparer divers documents, rapports et communications internes
- Participer aux achats et à l'organisation du bureau
- Contribuer à offrir une expérience client exceptionnelle, du premier appel jusqu'à la facturation finale
Innovation et technologie
La technologie occupe une place importante dans notre vision de l'avenir.
Nous croyons qu'une entreprise doit continuellement évoluer en adoptant de meilleurs systèmes, des processus plus intelligents et les nouvelles technologies.
Nous utilisons activement l'intelligence artificielle et des logiciels modernes pour améliorer notre façon de travailler, et nous recherchons une personne qui partage cette vision.
Vous aurez l'occasion de participer à l'amélioration et au déploiement d'outils tels que :
- QuickBooks Online
- Logiciels CRM
- Google Workspace
- Outils d'intelligence artificielle comme ChatGPT, Claude et PlaudAI
- Automatisation des processus
- Nouvelles plateformes technologiques à venir
Nous aimons les gens qui se posent des questions comme :
« Existe-t-il une meilleure façon de faire? »
« Cette tâche pourrait-elle être automatisée? »
« Comment la technologie peut-elle nous aider à mieux servir nos clients? »
Nous recherchons une personne curieuse, qui aime demeurer à l'affût des nouvelles technologies, des tendances d'affaires et des outils innovants afin de contribuer à garder Groupe PL à l'avant-garde.
Le profil recherché
Vous êtes naturellement organisé(e).
Vous aimez résoudre des problèmes.
Vous communiquez avec professionnalisme et assurance, autant avec les clients qu'avec vos collègues.
Vous aimez mettre en place des systèmes qui rendent le travail plus simple et plus efficace.
Vous remarquez les détails que les autres laissent passer.
Vous prenez des initiatives plutôt que d'attendre qu'on vous dise quoi faire.
Vous êtes à l'aise avec les nouvelles technologies et aimez constamment trouver de meilleures façons de travailler.
Surtout, vous avez réellement envie de contribuer à l'amélioration d'une entreprise et d'offrir une excellente expérience autant à nos clients qu'à vos collègues.
Qualifications Exigences
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais
- Excellentes aptitudes en organisation et en communication
- Grand souci du détail
- Aisance avec les chiffres
- Bonne maîtrise de l'informatique
- Esprit d'initiative et approche orientée vers les solutions
Atouts
- Expérience avec QuickBooks Online
- Expérience en tenue de livres, comptabilité ou finances
- Expérience en administration ou gestion de bureau
- Bonne connaissance de Google Workspace et d'Excel
- Expérience avec un CRM
- Expérience dans les domaines de la construction, de l'aménagement paysager ou des services
À quoi ressemble le succès dans ce poste
Au cours de votre première année, vous :
- Deviendrez un membre de confiance de notre équipe de direction
- Prendrez en charge plusieurs processus financiers et opérationnels importants
- Contribuerez à améliorer la communication et les suivis dans l'entreprise
- Simplifierez les tâches administratives répétitives grâce à de meilleurs systèmes et à la technologie
- Proposerez de nouvelles idées qui amélioreront l'efficacité et l'expérience client
- Permettrez aux propriétaires de consacrer davantage de temps au développement de l'entreprise
Ce que nous offrons
- Salaire compétitif
- Formation et développement professionnel continus
- Possibilités d'évolution vers un poste de gestion des opérations ou de direction administrative
- Accès à des outils technologiques modernes et à l'intelligence artificielle
- Une équipe collaborative et dynamique
- L'occasion de contribuer directement à la croissance d'une entreprise en pleine expansion
Pourquoi joindre Groupe PL?
Nous ne cherchons pas simplement à combler un poste.
Nous recherchons une personne qui aime bâtir, améliorer et évoluer avec une entreprise tournée vers l'avenir.
Si vous êtes ambitieux(se), organisé(e), curieux(se), passionné(e) par les nouvelles technologies, aimez résoudre des problèmes et souhaitez avoir un réel impact au quotidien, nous aimerions faire votre connaissance.
Pay: $65,000.00-$80,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Flexible schedule
- On-site parking
- Wellness program
- Work from home
Work Location: In person
