À propos de Cluster POS
Cluster POS est une plateforme SaaS canadienne, conçue d’abord pour les restaurants, qui offre des solutions de point de vente infonuagique fiables, de commande en ligne, d’analytique et de paiements intégrés. Conçue pour simplifier les opérations, améliorer la rentabilité et enrichir l’expérience client, Cluster soutient des milliers de restaurants, cafés, bars, camions de cuisine de rue et chaînes multi-emplacements au Québec, au Canada et aux États-Unis.
Aperçu du poste
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) proactif(ve) et soucieux(se) du détail pour soutenir les opérations quotidiennes de notre bureau et de l’équipe élargie. Ce rôle est idéal pour une personne organisée, à l’aise dans un environnement dynamique et désireuse de contribuer à diverses fonctions administratives et opérationnelles.
Vous collaborez étroitement avec plusieurs départements afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau, de coordonner la logistique et de soutenir certaines tâches comptables de base, incluant les suivis de paiements et les demandes clients. Le ou la candidat(e) idéal(e) est très organisé(e), débrouillard(e) et capable de gérer plusieurs priorités tout en maintenant une attitude professionnelle et positive.
Responsabilités
- Superviser les opérations quotidiennes du bureau afin d’assurer un environnement organisé, efficace et accueillant
- Gérer les relations avec les fournisseurs, prestataires de services et la gestion de l’immeuble
- Suivre les dépenses du bureau et contribuer au contrôle des coûts et au suivi budgétaire
- Assurer la gestion de la réception, incluant l’accueil des visiteurs et le maintien d’un espace professionnel
- Coordonner les expéditions de produits et la logistique (expédition et réception)
- Organiser les déplacements et soutenir la planification des horaires pour différentes parties prenantes
- Maintenir les fournitures de bureau, les équipements et les espaces communs (cuisine, café, etc.)
- Participer à la planification et à l’exécution d’événements internes, de réunions et d’initiatives d’équipe
- Faciliter l’intégration des nouveaux employés, incluant l’aménagement des postes de travail
- Créer et gérer les bons de commande pour les achats liés au bureau, en assurant leur exactitude et la coordination avec les fournisseurs
- Identifier des opportunités d’amélioration des processus et de l’efficacité du bureau
- Maintenir des dossiers organisés et soutenir les besoins administratifs interfonctionnels
- Assumer d’autres projets et responsabilités au besoin
Profil recherché
- 1 à 3 ans d’expérience dans un rôle administratif, de soutien de bureau ou similaire
- Parfaitement bilingue en anglais et en français, avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale
- Excellentes aptitudes organisationnelles et grande attention aux détails
- Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les échéanciers dans un environnement rapide
- Attitude proactive, autonomie et volonté d’apprendre et de recevoir de la rétroaction
- Excellentes habiletés interpersonnelles et approche professionnelle axée sur le service
Atouts
- Expérience dans la coordination d’événements, de réunions ou d’activités d’équipe
- Aisance à communiquer avec des clients au téléphone, avec une approche professionnelle et conviviale
- Orientation client et souci d’offrir une expérience positive
- Connaissance d’outils tels que Zoho ou systèmes similaires
- Expérience de coordination avec des fournisseurs et partenaires externes
- Intérêt pour la logistique, l’expédition ou les processus opérationnels
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Company Overview
Cluster POS is a Canadian, restaurant-first SaaS platform empowering hospitality businesses of all sizes with reliable cloud POS, online ordering, analytics, and integrated payments. Designed to simplify operations, improve profitability, and enhance guest experiences, Cluster serves thousands of restaurants, cafés, bars, food trucks, and multi-location chains across Quebec, Canada, and the U.S.
Summary
We are looking for a proactive and detail-oriented Administrative Assistant to support the day-to-day operations of our office and broader team. This role is ideal for someone who enjoys organization, thrives in a fast-paced environment, and is eager to contribute across a variety of administrative and operational functions.
You will work closely with multiple departments to ensure smooth office operations, coordinate logistics, and support basic accounting tasks, including collections and customer inquiries. The ideal candidate is highly organized, resourceful, and comfortable managing multiple priorities while maintaining a positive and professional presence.
Responsibilities
- 1–3 years of experience in an administrative, office support, or similar role
- Fully bilingual in English and French, with excellent written and verbal communication skills
- Strong organizational skills and high attention to detail
- Ability to manage multiple tasks and meet deadlines in a fast-paced environment
- A proactive, self-starter attitude with a willingness to learn and take feedback
- Strong interpersonal skills and a professional, service-oriented approach
Nice to Have
- Comfort coordinating events, meetings, or team activities
- Confidence speaking with clients on the phone, with a professional and friendly phone manner
- Customer-centric mindset with a focus on providing a positive experience
- Familiarity with tools such as Zoho, or other ERP systems
- Comfortable coordinating with vendors, suppliers, and external partners
- Interest in supporting logistics, shipping, or operational processes
- Comfortable working in a fast-paced, team-oriented environment
Pay: $18.00-$20.00 per hour
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Extended health care
- On-site parking
- Paid time off
- Vision care
Work Location: In person
