Rôle et responsabilités
L’analyste principal ou l’analyste principale – gestion financière, fonds de fonctionnement et services à la collectivité effectue la comptabilité, la préparation et la production des états financiers audités pour l’ensemble des activités de l’École dans le respect des règles établies. À cet effet, la personne titulaire de l’emploi effectue des analyses financières, prépare des rapports de gestion interne et diverses redditions de compte. De plus, elle coordonne l’ensemble des activités comptables nécessaires à la production des rapports financiers exigé par le ministère de l’Enseignement supérieur (MES). Elle assure également la production de l’information financière des régimes de retraite de HEC Montréal.
PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :
Gestion financière
S’assure que la comptabilité des fonds et des activités sous sa responsabilité respecte les normes établies par le MES, les normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif, les lois fiscales et les politiques de HEC Montréal.
À l’aide du système de gestion intégré, prépare les écritures de journal nécessaires à la comptabilisation des transactions financières des fonds et des activités sous sa responsabilité. S’assure de la conformité et de la qualité des données pour fins de traitement et d’exactitude des informations. Le cas échéant, apporte les correctifs nécessaires.
Procède aux analyses de comptes en vue de la préparation des états financiers annuels ou trimestriels et des diverses redditions de compte. Identifie et corrige toutes anomalies et irrégularités, selon les principes comptables et les règles financières des universités.
Procède à différentes analyses financières et prépare les rapports de gestion interne ou externe relatifs aux fonds et aux activités sous sa responsabilité.
Prépare et fournit aux auditeurs internes et externes les informations et les documents demandés pour les audits et autres mandats sous sa gouverne.
Effectue les redditions de compte exigé par le MES, les partenaires financiers des services à la collectivité et les autres organismes du milieu universitaire pour les fonds et les activités sous sa responsabilité.
Produit les déclarations fiscales (provinciale et fédérale).
Tient à jour les divers calendriers financiers et les périodes comptables au système et procède à la fermeture de l’année financière.
Participe aux activités de fins de mois pour les lignes d’activités sous sa responsabilité :
Coordonne les tâches de fin de mois et tient à jour le calendrier de travaux.
Informe l’équipe de l’avancement de la clôture des livres et effectue les suivis nécessaires.
Effectue toutes les procédures systèmes reliées à la clôture du mois.
S’assure de l’intégration de la paie et de toutes écritures soumises par le service de la paie au système financier.
Participe à la production de l’information financière trimestrielle :
Effectue les écritures de journal appropriées pour les sections sous sa gouverne.
Concilie les comptes et apporte les corrections nécessaires.
Procède aux analyses de variance et documente l’information nécessaire à la compréhension des variances.
Soumet les documents requis selon les échéanciers établis.
Voit au maintien de la structure de la charte de compte :
Analyse les demandes d’ouverture de combinaisons de champs de structures (CCS) en fonction des documents fournis (contrats, ententes, etc.). Le cas échéant, propose la structure requise.
Procède aux fermetures et aux mises-à-jour des combinaisons de champs de structures.
Assure le bon usage des divers champs de structures.
Propose l’ouverture de nouveaux comptes de grand livre en fonction des besoins opérationnels de l’École ou des nouveaux requis ministériels.
Effectue une révision annuelle des projets échues et communique l’information aux personnes en charge afin de maintenir à jour la charte de compte.
En fonction des priorités établies, coordonne le travail des membres de l’équipe :
Planifie, coordonne et révise le travail effectué et veille au respect des échéanciers.
Participe à l’orientation et à la formation des membres de l’équipe.
Forme, conseille et assiste les membres de l’équipe au niveau de l'utilisation des modules du progiciel de gestion financière relatifs aux états financiers et à l’exécution des requêtes.
Documente et maintient à jour toute la documentation reliée aux procédures et processus sous sa gouverne selon les gabarits établis.
Assure des relations étroites et constantes auprès des différentes unités de HEC Montréal afin d’optimiser la gestion et la compréhension de la comptabilité. Produit et transmet les rapports financiers internes facilitant leur gestion financière et leurs prises de décisions.
Représente HEC Montréal et le service de la comptabilité et de la trésorerie lors de rencontres interuniversitaires et participe à divers comités et groupes de travail liés à son champ d’activité.
Gestion de la trésorerie
Prépare et tient à jour un état de trésorerie mensuel pour identifier les besoins en liquidités de l’École.
Approuve, dans les délais requis, les transactions de paiement sur les diverses plates-formes bancaires à la suite de la réception des approbations requises et des pièces justificatives.
Accorde les accès bancaires aux utilisateurs du service et effectue la vigie des accès bancaires sur les diverses plateformes. Retire et modifie les accès lorsque requis.
Participe à la mise à jour et à la documentation des politiques et des méthodes de travail relatives à la trésorerie.
Gestion des Régimes de retraite
Effectue la comptabilité des dépenses du régime de retraite HEC (RRHEC); prépare les états financiers, les analyses financières, les documents comptables nécessaires et participe aux réunions du comité de retraite.
Concilie les relevés de compte des gestionnaires de placements des régimes de retraite et concilie les portefeuilles de la fiducie et des gestionnaires de placements avec l’état de caisse de la fiducie. Le cas échéant, communique avec les gestionnaires ou la fiducie pour tout écart ou anomalie.
Prépare et fournit aux auditeurs externes les informations et les documents demandés pour l’audit du RRHEC.
Produit la déclaration annuelle de retraite Québec pour le RRHEC.
Révise les demandes de déclaration de taxes à la consommation pour le régime de retraite HEC.
Prépare et révise les informations financières pour les autres régimes de retraite de HEC Montréal (PSR, RPE).
Gestion système de gestion intégré
Contribue au développement des technologies de l’information de son secteur d’activités :
Participe aux activités d’implantation et de mise à jour du système de gestion intégré : effectue des travaux d'analyse, prépare les dossiers et participe à des groupes de travail pour transposer les besoins de son secteur sur le système informatique.
En collaboration avec les intervenants impliqués, analyse les façons d’utiliser les modules du progiciel relatifs aux états financiers. Évalue les procédures actuelles et étudie les fonctionnalités non exploitées afin d’identifier les façons d’intégrer de nouvelles procédures. Informe les utilisateurs des impacts sur leur processus de travail.
Effectue les tests reliés aux activités d’implantation et de mise à jour du système de gestion intégré pour les activités sous sa gouverne. Documente les tests et relève toutes anomalies.
Forme, conseille et assiste le personnel du service au niveau de l'utilisation des modules du progiciel de gestion financière relatifs aux états financiers et à l’exécution des requêtes.
S’assure de la conformité et de la qualité des données pour fins de traitement et de l’exactitude des informations transmises. S’assure que les données traitées par le système informatisé correspondent aux procédures établies et respectent les principes d’intégration.
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.
Profil recherché
Baccalauréat en administration des affaires avec option comptabilité et un minimum de six années d’expérience de travail pertinente
Membre en règle de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec (CPA), filière CA
Très bonne connaissance des principes financiers et des applications informatiques en gestion
Très bonne connaissance des exigences du ministère de l’Enseignement supérieur en regard des opérations comptables
Très bonne connaissance des lois fiscales et comptables du secteur public et parapublic
Connaissance de la comptabilité par fonds
Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client) et dans les communications orales et écrites
Aptitudes pour la coordination et le travail d’équipe
Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
Esprit de synthèse, capacité d’analyse et habileté pour la résolution de problèmes
Capacité de travailler avec un minimum de supervision
