Sommaire du poste
Relevant du Gestionnaire principal, Ressources humaines, le Technicien RH et paie joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des opérations administratives du département des ressources humaines. Il est principalement responsable de l'administration complète de la paie canadienne, de la gestion des programmes de rémunération et d'avantages sociaux ainsi que des activités administratives liées au cycle de vie des employés.
À titre de partenaire administratif de l'équipe RH, le titulaire du poste collabore étroitement avec les gestionnaires, le département des Finances et les fournisseurs externes afin d'assurer l'exactitude des données, le respect des exigences légales et l'efficacité des processus RH. Il contribue également à l'amélioration continue des pratiques administratives et soutient les différents projets du département des ressources humaines.
Principales responsabilités
Administration de la paie
- Effectuer le traitement complet de la paie canadienne en conformité avec les lois applicables, les politiques de l'entreprise et les échéanciers établis.
- Valider les données relatives aux heures travaillées, aux vacances, aux congés, aux banques de temps, aux primes, aux avantages imposables et aux autres éléments variables de la paie.
- Effectuer les vérifications nécessaires afin d'assurer l'exactitude de la rémunération des employés.
- Produire les rapports de paie et transmettre les informations requises au département des Finances.
- Préparer les activités de fin d'année (T4, Relevés 1, sommaires et autres obligations fiscales).
- Effectuer les remises gouvernementales et assurer les suivis administratifs requis auprès des différentes instances.
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Participer à l'amélioration continue des processus et des contrôles liés à la paie.
Administration des avantages sociaux
- Assurer l'administration des assurances collectives, du régime de retraite et des autres programmes destinés aux employés (adhésions, modifications, radiations et suivis auprès des fournisseurs).
- Répondre aux questions des employés concernant leur rémunération, leurs avantages sociaux et les politiques administratives RH.
- Collaborer avec les fournisseurs externes afin d'assurer un traitement efficace des différents dossiers.
Administration des ressources humaines
- Agir comme personne-ressource pour les questions administratives liées aux ressources humaines et à la paie en offrant un service de qualité aux employés et aux gestionnaires.
- Maintenir à jour les dossiers des employés ainsi que les systèmes d'information RH.
- Préparer et assurer le suivi des documents liés au cycle de vie des employés (embauche, intégration, changements de poste, promotions, modifications salariales, départs, etc.).
- Coordonner les activités administratives liées à l'accueil et à l'intégration des nouveaux employés.
- Assurer le suivi administratif des évaluations de rendement, de la formation et des différents programmes RH.
- Produire différents rapports, tableaux de bord et indicateurs RH.
- Veiller à l'exactitude, à la conformité et à la confidentialité des dossiers des employés.
- Participer à l'implantation, à l'amélioration et à l'optimisation des processus et outils RH.
- Soutenir les activités de recrutement en assurant le suivi administratif des dossiers, lorsque requis.
Soutien administratif
- Participer à la préparation et au suivi du budget annuel de rémunération, ainsi qu’à celui de certains budgets administratifs du département.
- Coordonner les achats de fournitures et de matériel de bureau.
- Participer à l'organisation d'activités de reconnaissance, d'événements corporatifs et d'initiatives favorisant l'engagement des employés.
- Offrir un soutien administratif au Gestionnaire principal, Ressources humaines dans la coordination des activités, projets et initiatives du département.
- Effectuer toute autre tâche connexe.
Exigences du poste
- Diplôme d'études collégiales (DEC) en ressources humaines, administration, comptabilité ou dans une discipline connexe.
- Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente en administration des ressources humaines et en traitement de la paie.
- Expérience avec un logiciel de paie et un système d'information des ressources humaines (SIRH).
- Bonne connaissance de la législation applicable en matière d'emploi et de paie.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel.
- L'accréditation du National Payroll Institute (Association nationale de la paie) constitue un atout.
Compétences requises
- Excellentes aptitudes en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Sens aigu de la confidentialité et de l'éthique professionnelle.
- Grande rigueur, minutie et souci du détail.
- Excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités.
- Esprit d'analyse et aptitude à résoudre les problèmes.
- Approche axée sur le service à la clientèle interne.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.
- Autonomie, initiative et proactivité.
- Bon jugement, professionnalisme et discrétion.
- Esprit de collaboration et aptitude à travailler efficacement avec différents intervenants.
- Capacité d'adaptation et volonté de contribuer à l'amélioration continue des processus.
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Position Summary
Reporting to the Senior Human Resources Manager, the HR & Payroll Technician plays a key role in supporting the day-to-day administrative operations of the Human Resources department. The incumbent is primarily responsible for administering the Canadian payroll, employee compensation and benefits programs, and administrative activities related to the employee lifecycle.
As an administrative partner to the HR team, the HR & Payroll Technician works closely with managers, the Finance team and external vendors to ensure data accuracy, legal compliance and efficient HR processes. The incumbent also contributes to the continuous improvement of HR administrative practices and supports various Human Resources projects and initiatives.
Key Responsibilities
Payroll Administration
- Process the full Canadian payroll in compliance with applicable legislation, company policies and established payroll schedules.
- Review and validate payroll data, including hours worked, vacation, leaves, time banks, premiums, taxable benefits and other payroll variables.
- Perform payroll audits and reconciliations to ensure the accuracy of employee compensation.
- Generate payroll reports and provide required information to the Finance department.
- Prepare year-end payroll activities, including T4s, RL-1s and other statutory reporting requirements.
- Process required government remittances and ensure appropriate follow-up with regulatory agencies.
- Participate in the continuous improvement of payroll processes and internal controls.
Benefits Administration
- Administer the company's group insurance, retirement savings plan and other employee benefit programs, including enrollments, changes and terminations.
- Respond to employee inquiries regarding payroll, benefits and HR administrative policies.
- Work closely with external benefit providers and vendors to ensure the efficient administration of employee programs.
Human Resources Administration
- Serve as the primary point of contact for payroll and HR administrative inquiries by providing timely and professional support to employees and managers.
- Maintain accurate employee records and HR information systems.
- Prepare and process documentation related to the employee lifecycle, including hiring, onboarding, job changes, promotions, salary changes and terminations.
- Coordinate the administrative aspects of employee onboarding.
- Support the administration of performance management, training and other HR programs.
- Prepare HR reports, dashboards and workforce metrics.
- Ensure the accuracy, confidentiality and compliance of employee records.
- Participate in the implementation and continuous improvement of HR systems, tools and administrative processes.
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Provide administrative support for recruitment activities, as required.
Administrative Support
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Assist in preparing and monitoring the annual compensation budget and selected HR administrative budgets.
- Manage the administration of company mobile phones and other employee-assigned equipment.
- Coordinate the purchase of office supplies and equipment.
- Assist in organizing employee engagement activities, recognition programs and corporate events.
- Provide administrative support to the Senior Human Resources Manager in coordinating departmental activities, projects and initiatives.
- Perform other related duties as assigned.
Job requirements
- College diploma (DEC) in Human Resources, Business Administration, Accounting or a related field.
- Minimum of three (3) years of relevant experience in Human Resources administration and payroll processing.
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Experience using payroll software and a Human Resources Information System (HRIS).
- Solid knowledge payroll legislation.
- Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel.
- Certification from the National Payroll Institute (Payroll Compliance Practitioner (PCP) or Payroll Leadership Professional (PLP)) is considered an asset.
Required Competencies
- Bilingualism (French and English), both written and spoken, is required to support employees, managers and external partners across Canada and internationally.
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High level of professionalism, integrity and confidentiality.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Excellent organizational and time management skills with the ability to prioritize competing demands.
- Strong analytical and problem-solving abilities.
- Customer service-oriented mindset. Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
- Self-motivated with a proactive approach. Sound judgment and discretion.
- Strong interpersonal and teamwork skills. Adaptability and a continuous improvement mindset.
