WHO WE ARE:
Lumenwerx, located in Ville Saint-Laurent, designs and manufactures architectural luminaires for the commercial, industrial and residential marketplace. Innovation, technology, performance and quality are our design principles. Our commitment is to provide our customers with leading-edge products and unsurpassed service.
Our employees are fundamental to our success. Our passion for product and service comes from our people, our teams and our culture.
WHAT WE ARE LOOKING FOR:
We are currently seeking an HR Operations & HRIS Specialist that will be responsible for ensuring the efficient administration of the Company's Human Resources Information System (HRIS), employee benefits programs, and HR operational processes. This role ensures the accuracy and integrity of employee data, leads HRIS enhancements and upgrades, administers employee benefits, manages employee access cards, and supports continuous improvement of HR processes.
The successful candidate is highly organized, analytical, service-oriented, and enjoys working with systems, data, and process improvements.
WHAT YOU WILL DO:
HRIS Administration (35%)
- Serve as the primary administrator for the HRIS (UKG).
- Maintain accurate employee records throughout the employee lifecycle.
- Configure and maintain HRIS workflows, forms, security roles, and system settings.
- Coordinate HRIS upgrades, testing, and implementation of new features.
- Identify opportunities to automate and improve HR processes.
- Troubleshoot HRIS issues and liaise with vendors and IT.
- Develop user guides and provide training to managers and employees.
- Generate HR reports and dashboards for leadership.
Employee Data Management (20%)
- Ensure the accuracy, completeness, and integrity of employee data.
- Conduct regular audits of employee records.
- Maintain organizational structures, job information, reporting relationships, and position data.
- Support payroll by ensuring accurate HR information.
- Maintain compliance with privacy legislation and Company policies.
Benefits Administration (20%)
- Administer employee benefit plans, including enrollments, changes, and terminations.
- Act as the primary liaison with benefits providers.
- Assist employees with benefits-related inquiries.
- Ensure timely processing of life event changes.
- Audit benefits data and reconcile discrepancies.
- Support annual benefit renewals and open enrollment activities.
HR Operations (15%)
- Maintain employee files and HR documentation.
- Coordinate onboarding and offboarding administrative activities.
- Support policy updates and HR documentation.
- Prepare HR metrics and reports.
- Assist with compensation, organizational changes, and annual HR initiatives.
Employee Access & Security Administration (10%)
- Administer employee access cards and building access permissions.
- Coordinate employee access requests with IT and Facilities.
- Ensure access is granted, modified, and removed in a timely manner.
- Maintain accurate access records and perform periodic audits.
SKILLS AND KNOWLEDGE YOU SHOULD POSSESS:
- 3–5 years of experience in Human Resources Operations and HRIS Administration.
- Experience administering an HRIS (UKG highly preferred).
- Experience with employee benefits administration.
- Experience working with confidential employee information.
- Experience supporting HR projects and system implementations.
- Excellent Excel and reporting skills.
- High attention to detail and data accuracy.
- Strong analytical and problem-solving abilities.
- Bilingual (English/French) as communications outside Quebec are required.
If you have the experience, skills, passion and desire to join an established and growing company with an ambitious culture this is the perfect opportunity for you!
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QUI NOUS SOMMES :
Lumenwerx, située à Ville Saint-Laurent, conçoit et fabrique des luminaires architecturaux pour le marché commercial, industriel, résidentiel et centre de soins. L'innovation, la technologie, la performance et la qualité sont nos principes de conception. Notre engagement est de fournir à nos clients des produits de pointe et un service inégalé.
Nos employés sont essentiels à notre succès. Notre passion pour le produit et le service vient de nos gens, de nos équipes et de notre culture.
CE QUE NOUS RECHERCHONS :
Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Spécialiste des opérations RH et du SIRH qui sera responsable d’assurer l’administration efficace du SIRH de l’entreprise, des programmes d’avantages sociaux ainsi que des processus opérationnels en ressources humaines.
Cette personne veille à l’exactitude et à l’intégrité des données des employés, pilote les améliorations et les mises à niveau du SIRH, administre les programmes d’avantages sociaux, gère les cartes d’accès des employés et contribue à l’amélioration continue des processus RH.
Le ou la candidat(e) retenu(e) fait preuve d’un excellent sens de l’organisation, d’une forte capacité d’analyse et d’une grande orientation service. Il ou elle apprécie travailler avec les systèmes, les données et les initiatives d’optimisation des processus.
VOS RESPONSABILITÉS :
Administration du SIRH (35 %)
- Agir à titre d’administrateur principal du système d’information des ressources humaines (UKG).
- Assurer la mise à jour et la gestion des dossiers employés tout au long de leur cycle de vie au sein de l’entreprise.
- Configurer et maintenir les flux de travail, formulaires, rôles de sécurité et paramètres du système SIRH.
- Coordonner les mises à niveau du SIRH, les activités de tests et le déploiement de nouvelles fonctionnalités.
- Identifier les occasions d’automatisation et d’amélioration des processus RH.
- Résoudre les problèmes liés au SIRH et assurer la liaison avec les fournisseurs et les équipes TI.
- Élaborer des guides d’utilisation et offrir de la formation aux gestionnaires et aux employés.
- Produire des rapports et tableaux de bord RH destinés à la direction.
Gestion des données des employés (20 %)
- Veiller à l’exactitude, à l’exhaustivité et à l’intégrité des données des employés.
- Effectuer des audits réguliers des dossiers employés.
- Maintenir les structures organisationnelles, les renseignements sur les postes, les relations hiérarchiques et les données relatives aux postes.
- Soutenir les activités de paie en assurant l’exactitude des informations RH.
- Assurer la conformité aux lois sur la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux politiques de l’entreprise.
Administration des avantages sociaux (20 %)
- Administrer les régimes d’avantages sociaux des employés, incluant les inscriptions, modifications et cessations de couverture.
- Agir comme principal point de contact auprès des fournisseurs de régimes d’avantages sociaux.
- Répondre aux questions des employés concernant leurs avantages sociaux.
- Assurer le traitement rapide des changements découlant d’événements de vie (mariage, naissance, etc.).
- Vérifier les données des avantages sociaux et corriger les écarts au besoin.
- Participer aux renouvellements annuels des régimes et aux campagnes d’adhésion.
Opérations RH (15 %)
- Maintenir les dossiers des employés et la documentation RH.
- Coordonner les activités administratives d’accueil (onboarding) et de départ (offboarding) des employés.
- Soutenir la mise à jour des politiques et de la documentation RH.
- Préparer les indicateurs de performance et les rapports RH.
- Participer aux initiatives liées à la rémunération, aux changements organisationnels et aux projets RH annuels.
Administration des accès et de la sécurité des employés (10 %)
- Gérer les cartes d’accès des employés ainsi que les autorisations d’accès aux bâtiments.
- Coordonner les demandes d’accès avec les équipes des technologies de l’information et des installations.
- Veiller à ce que les accès soient accordés, modifiés ou retirés en temps opportun.
- Maintenir des registres d’accès exacts et effectuer des audits périodiques.
VOS COMPÉTENCES :
· De 3 à 5 ans d’expérience en opérations des ressources humaines et en administration de SIRH.
· Expérience dans l’administration d’un SIRH, idéalement UKG.
· Expérience en administration des régimes d’avantages sociaux des employés.
· Expérience dans la gestion de renseignements confidentiels relatifs aux employés.
· Expérience de soutien à des projets RH et à l’implantation de systèmes.
· Excellente maîtrise d’Excel et de la production de rapports.
· Grande rigueur et souci du détail, avec un fort accent sur l’exactitude des données.
· Solides capacités d’analyse et de résolution de problèmes.
· Bilinguisme (français et anglais) requis, puisque le poste implique des communications avec des partenaires à l’extérieur du Québec.
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Flexible schedule
- Life insurance
- On-site parking
- Vision care
Work Location: In person
