Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Sommaire du poste :
Fournit un soutien administratif et opérationnel de haut niveau et agit comme principal point de contact pour les divisions du Département de médecine (DOM). Coordonne la planification, l’organisation et la mise en œuvre de programmes et d’initiatives stratégiques, tout en veillant à ce que les services administratifs soient offerts efficacement et conformément aux objectifs et aux priorités du département.
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Soutenir et coordonner les programmes, événements et initiatives universitaires des divisions de McGill, notamment les Grandes tournées (Grand Rounds), les Journées de la recherche (Research Days) et les symposiums; superviser la logistique, l’établissement des horaires et les exigences d’agrément.
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Fournir un soutien administratif aux divisions de McGill du département, notamment en coordonnant les réunions, les horaires, la planification des programmes et des événements, ainsi qu’en préparant et en distribuant la documentation et les procès-verbaux des réunions.
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Soutenir les opérations financières en traitant les transferts interfonds, en assurant le suivi des comptes, en préparant et en soumettant les rapports de dépenses, et en administrant les paiements ponctuels (y compris les honoraires des conférenciers invités) ainsi que les demandes d’approvisionnement (p. ex. MMP).
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Coordonner les services du Département de médecine destinés à ses membres en répondant à un large éventail de demandes opérationnelles, notamment la création et la gestion des fonds de recherche et des fonds des chercheurs principaux, tout en assurant des réponses rapides et précises.
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Soutenir les communications et les activités de rayonnement du département et des divisions en coordonnant l’élaboration et la diffusion d’infolettres (Envoke), en assurant la mise à jour du contenu des sites Web (p. ex. Grand Rounds) et en diffusant les communications sur les plateformes de médias sociaux (Twitter/X). Rédiger et préparer du contenu éditorial, notamment des portraits de professeurs, des articles et du matériel d’entrevue.
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Coordonner la collecte, la consolidation et la préparation des rapports divisionnaires destinés au rapport annuel du département, en veillant à leur exhaustivité, leur exactitude et au respect des échéances.
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Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les lieux de réunion. Aider à la préparation des ordres du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions relevant de son champ de responsabilité.
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée de toutes les fonctions pouvant être exercées par une personne dont le poste correspond à cette description générique.
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Expérience du traitement des rapports de dépenses ainsi que de l’utilisation de Minerva et de McGill Market Place.
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Expérience en gestion des médias sociaux.
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Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
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Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
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Grand souci du détail.
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Excellent jugement, tact et discrétion.
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Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ainsi que d’autres outils technologiques (SurveyMonkey, Doodle, Copilot, etc.).
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Bilinguisme (français et anglais).
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-07-21
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
