CONTACTIVITY CENTRE
Executive Assistant
Reports to: Executive Director
Status: Full-time
The position is a maternity leave replacement for 12 – 18 months.
The start date is July 20, 2026.
Work hours: 35 hours per week, Monday to Friday, generally 9:00–5:00
The salary range is $45,000 - $50,000 depending on experience.
Benefits of working at Contactivity: 3 weeks of annual vacation, 8 paid sick days, a paid 1-week holiday closure between Christmas and New Year’s, and a complimentary individualized staff fitness program. Our office is conveniently located on Victoria Avenue in Westmount, near Vendôme Metro and within walking distance of grocery stores, cafés, restaurants, shops, and other local amenities.
About Contactivity Centre
For over 50 years, Contactivity Centre has been a vibrant community hub supporting older adults to remain active, engaged, and connected. Serving individuals aged 60+, we offer a dynamic range of programs including creative arts, fitness, intergenerational initiatives, wellness activities, day trips, special events, Day Program—many delivered both in-person and online.
1. Position Summary
The Executive Assistant supports the heart of Contactivity’s mission by delivering strong administrative and organizational support to the Executive Director and, when needed, to the Board of Directors. This role helps ensure that programs, communication, and community connections run smoothly. The incumbent acts with warmth, respect, discretion, and cultural sensitivity, contributing to an inclusive and welcoming environment.
2. Key ResponsibilitiesExecutive Support
· Manage the Executive Director’s agenda and daily priorities.
· Coordinate staff meetings and support internal communications.
· Prepare correspondence, reports, presentations, and briefing materials in English and French.
· Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
· Monitor organizational priorities, project deadlines, and deliverables.
Board and Governance Support
· Prepare and distribute agendas, minutes, and documents; issue notices and maintain schedules for Board and committee meetings.
· Ensure proper filing of Board resolutions and track governance requirements.
· Support Annual General Meeting preparation and other governance activities.
Administrative Coordination
· Develop and maintain efficient electronic and paper-based filing systems.
· Facilitate communication between the Executive Director, staff, and community partners.
· Coordinate logistics for internal meetings, training sessions, and community events.
· Update and maintain member files in Salesforce and manage the OneDrive filing system.
· Liaise with tech support and organize staff technology training.
· Support the preparation of funding applications and accountability reports.
Human Resources
· Manage the recruitment process, including drafting job descriptions and posting job ads.
· Oversee the Indeed platform and track applicants.
· Screen and interview candidates.
· Onboard, train, and mentor staff on office systems, CRM tools, and procedures.
· Coordinate with HR and finance teams to ensure proper documentation and compliance.
Financial and Operational Support
· Track budgets, process invoices, and reconcile expense reports.
· Manage billing, record donations, and prepare documents for bookkeeping.
· Submit payroll, refunds, and deposits; monitor financial records.
· Track funding requirements and grant deadlines to ensure compliance.
· Support procurement and contract management processes.
· Coordinate with HR and finance to maintain accurate and compliant records.
Community and Organizational Representation
· Greet and assist clients, instructors, members, and visitors with warmth and professionalism.
· Provide information and direct members to appropriate staff.
· Respond to phone and email inquiries promptly and respectfully.
· Contribute to marketing materials and the quarterly newsletter.
· Prepare correspondence such as membership renewals and donation letters.
· Support community-oriented activities with cultural and linguistic sensitivity.
· Promote the organization’s mission, values, and Code of Ethics.
3. Required Qualifications
· Diploma or degree in office administration, business administration, or a related field.
· Minimum of 3–5 years of administrative or executive support experience, preferably in a community, nonprofit, or healthcare environment.
· Proficiency in English and French (oral and written); knowledge of additional community languages is an asset.
· Advanced proficiency with Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) and file management systems.
· Excellent organizational and time-management skills.
· Strong communication abilities in both official languages.
Submit your application to [email protected]
We look forward to hearing from you!
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CENTRE CONTACTIVITY
Adjoint(e) de direction
Supérieur immédiat : Direction générale
Statut : Temps plein
Horaire de travail : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, généralement de 9 h à 17 h
Ce poste est un remplacement de congé de maternité d’une durée de 12 à 18 mois. La date d’entrée en fonction est prévue pour le 20 juillet 2026.
L’échelle salariale se situe entre 45 000 $ et 50 000 $ par année, selon l’expérience.
Avantages de travailler au Centre Contactivity : trois semaines de vacances annuelles, huit jours de congé de maladie payés, une semaine de congé payé entre Noël et le jour de l’An, ainsi qu’un programme d’entraînement personnalisé offert gratuitement aux membres du personnel.
Nos bureaux sont idéalement situés sur l’avenue Victoria, à Westmount, près de la station de métro Vendôme et à distance de marche d’épiceries, de cafés, de restaurants, de boutiques et de nombreux autres services de proximité.
À propos du Centre Contactivity
Depuis plus de 50 ans, le Centre Contactivity est un carrefour communautaire dynamique qui aide les personnes aînées à demeurer actives, engagées et connectées. S’adressant aux personnes âgées de 60 ans et plus, le Centre offre une gamme diversifiée de programmes, notamment des activités artistiques et créatives, des programmes de mise en forme, des initiatives intergénérationnelles, des activités de bien-être, des sorties d’une journée, des événements spéciaux ainsi qu’un programme de jour. Plusieurs de ces activités sont offertes en personne et en ligne.
1. Sommaire du poste
L’adjoint(e) de direction contribue activement à la mission du Centre Contactivity en offrant un soutien administratif et organisationnel de grande qualité à la direction générale et, au besoin, au conseil d’administration. Cette personne contribue au bon déroulement des programmes, des communications et des relations avec la communauté. Elle fait preuve de bienveillance, de respect, de discrétion et de sensibilité culturelle, tout en favorisant un environnement inclusif et accueillant.
2. Principales responsabilités
Soutien à la direction
- Gérer l’agenda et les priorités quotidiennes de la direction générale.
- Coordonner les réunions du personnel et soutenir les communications internes.
- Préparer de la correspondance, des rapports, des présentations et des documents d’information en français et en anglais.
- Assurer la confidentialité des renseignements et traiter les informations sensibles avec discrétion.
- Effectuer le suivi des priorités organisationnelles, des échéances de projets et des livrables.
Soutien au conseil d’administration et à la gouvernance
- Préparer et distribuer les ordres du jour, les procès-verbaux et les documents; transmettre les avis de convocation et tenir à jour les calendriers des réunions du conseil d’administration et de ses comités.
- Assurer le classement adéquat des résolutions du conseil d’administration et effectuer le suivi des exigences en matière de gouvernance.
- Soutenir la préparation de l’assemblée générale annuelle ainsi que d’autres activités liées à la gouvernance.
Coordination administrative
- Élaborer et maintenir des systèmes efficaces de classement électronique et papier.
- Faciliter les communications entre la direction générale, les membres du personnel et les partenaires communautaires.
- Coordonner la logistique des réunions internes, des séances de formation et des événements communautaires.
- Mettre à jour et tenir à jour les dossiers des membres dans Salesforce et gérer le système de classement OneDrive.
- Assurer la liaison avec le soutien technique et organiser des formations technologiques destinées au personnel.
- Contribuer à la préparation des demandes de financement et des rapports de reddition de comptes.
Ressources humaines
- Gérer le processus de recrutement, notamment la rédaction des descriptions de poste et la publication des offres d’emploi.
- Gérer la plateforme Indeed et assurer le suivi des candidatures.
- Effectuer la présélection des candidatures et mener des entrevues.
- Assurer l’accueil, l’intégration, la formation et le mentorat des membres du personnel relativement aux systèmes administratifs, aux outils de gestion de la relation client (CRM) et aux procédures.
- Collaborer avec les équipes des ressources humaines et des finances afin d’assurer la conformité et la tenue adéquate de la documentation.
Soutien financier et opérationnel
- Effectuer le suivi des budgets, traiter les factures et effectuer le rapprochement des rapports de dépenses.
- Gérer la facturation, enregistrer les dons et préparer les documents nécessaires à la tenue de livres.
- Soumettre les données relatives à la paie, aux remboursements et aux dépôts, et assurer le suivi des dossiers financiers.
- Effectuer le suivi des exigences liées au financement et des échéances des subventions afin d’assurer la conformité.
- Soutenir les processus d’approvisionnement et de gestion des contrats.
- Collaborer avec les équipes des ressources humaines et des finances afin de maintenir des dossiers exacts et conformes.
Représentation communautaire et organisationnelle
- Accueillir et aider les clients, les instructeurs, les membres et les visiteurs avec bienveillance et professionnalisme.
- Fournir de l’information et orienter les membres vers les personnes appropriées.
- Répondre rapidement et respectueusement aux demandes reçues par téléphone et par courriel.
- Contribuer à la création du matériel promotionnel et du bulletin trimestriel.
- Préparer diverses communications, notamment les avis de renouvellement d’adhésion et les lettres destinées aux donateurs.
- Soutenir les activités communautaires en faisant preuve de sensibilité culturelle et linguistique.
- Promouvoir la mission, les valeurs et le Code d’éthique de l’organisme.
3. Qualifications requises
- Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- De trois à cinq années d’expérience en soutien administratif ou en soutien à la direction, préférablement dans un milieu communautaire, sans but lucratif ou de la santé.
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit; la connaissance d’autres langues parlées au sein de la communauté constitue un atout.
- Maîtrise avancée de Microsoft 365, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams, ainsi que des systèmes de gestion documentaire.
- Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Excellentes aptitudes en communication dans les deux langues officielles.
Veuillez soumettre votre candidature par courriel à : [email protected]
Au plaisir de recevoir votre candidature!
Pay: $45,000.00-$50,000.00 per year
Benefits:
- Company events
- Wellness program
Work Location: In person
