DLA Piper is a global law firm with lawyers located in more than 40 countries throughout the Americas, Europe, the Middle East, Africa and Asia Pacific, positioning us to help companies with their legal needs around the world. Our mission is to be the leading global business law firm. DLA Piper (Canada) LLP is one of Canada’s leading law firms with a team of innovative, proactive and dedicated lawyers, administrative and support staff who serve our clients in Canada and around the world. We have been rated one of Canada’s Top Employers for Young People since 2022.
If you are talented in providing unprecedented service, are enthusiastic and a team player, we are looking for you. We are currently looking for a Legal Administrative Assistant to join our Real Estate Litigation department and invite you to review the job description.
Duties and Responsibilities
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Responsible for all administrative and related duties, including time entry and billing;
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Preparation of correspondence, drafting and preparing documents and procedures;
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Maintain an efficient file management and bring forward system;
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Monitor procedural delays;
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Organizing and assembling books of authorities;
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Communication with various bailiffs, court representatives, and registries;
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Communication with legal assistants, paralegals, other lawyers and clients; and
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Other duties as required.
Knowledge, Qualities & Experience Required
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Minimum of 3 years’ experience as a Legal Administrative Assistant, preferably in the areas of Litigation or Real Estate;
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Knowledge and understanding of Québec litigation proceedings;
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Graduate of an accredited Legal Administrative Assistant program or relevant experience;
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Advanced PC skills, particularly with Microsoft Office Suite (Word, Excel, etc.);
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Able to maintain productivity in a highly dynamic environment;
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Dedicated to providing quality service to clients and service beyond expectations;
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Excellent communication (written & verbal) and interpersonal skills with ability to listen effectively and respond appropriately;
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Strong ability to perform well in a high pressure environment and meet tight deadlines;
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Excellent organizational and time management skills; and
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Excellent ability to manage multiple clients and priorities with resourcefulness and autonomy, and to achieve objectives with minimal supervision.
What We Offer
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Comprehensive health benefits starting on your first day, including extended health and dental coverage, life insurance, accidental death and dismemberment (AD&D), and emergency out-of-country travel insurance – with 100% of the premiums paid by the firm;
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Disability Coverage including both short and long-term disability benefits;
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Retirement savings benefits including a support staff pension plan (firm contributes to the plan and matches staff contributions to a maximum percentage of salary), and a Group RRSP where contributions can be deducted directly from pay;
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Time off including competitive vacation time offering based on tenure with the firm, paid sick time and acknowledgment of all statutory and some non-statutory holidays;
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Wellness benefits including an Employee and Family Assistance Plan and an annual fitness/wellness subsidy;
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Hybrid Work Environment with the majority of positions having hybrid flexibility;
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Professional Development including support for ongoing continued learning opportunities; and
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Collaborative Team environment with staff and firm-wide events and celebrations throughout the year.
We thank all candidates for their interest, however, only short-listed candidates will be contacted.
DLA Piper Canada encourages all Applicants with disabilities to contact DLA Piper Canada if they require accommodation during the recruitment process. DLA Piper Canada will consult with the Applicant and provide, or arrange for the provision of, suitable accommodation in a manner that considers the Applicant’s accessibility needs due to disability.
DLA Piper est un cabinet d’avocats d'affaires international présent dans plus de 40 pays à travers l'Amérique du Nord, l'Amérique latine, l'Asie Pacifique, l'Europe et le Moyen-Orient. DLA Piper s'impose comme un partenaire de premier plan pour accompagner les entreprises partout dans le monde. Notre mission est d'être le leader parmi les cabinets d'avocats d'affaires internationaux. DLA Piper (Canada) s.e.n.c.r.l. est l’un des principaux cabinets d’avocats au Canada, avec une équipe d’avocats, de personnel de soutien et d’assistants novateurs, proactifs et dédiés, qui servent nos clients au Canada et dans le monde. Nous avons été nommés l'un des meilleurs employeurs du Canada pour les jeunes depuis 2022.
Vous êtes passionnée et avez un esprit d’équipe? Nous aimerions vous rencontrer. Nous cherchons un(e) adjoint(e) qui se joindrait à notre département de litige immobiliers, à Montréal. À cet effet, nous vous invitons à consulter la description du poste.
Tâches et responsabilités
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Responsable de l’administration générale, incluant les feuilles de temps et la facturation;
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Préparation de la correspondance, rédaction et production de documents et procédures;
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Préparation et gestion de dossier et d'échéancier;
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Réservation de dates de Cour et d’interrogatoires;
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Organiser et assembler les cahiers de Cour, cahier d’autorités et cahier d’argumentation;
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Communication avec divers huissiers et représentants des greffes;
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Communication avec adjointes juridiques, parajuristes, autres avocats et clients; et
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Toutes autres tâches reliées au travail juridique des avocats, lorsque requis.
Connaissance, aptitude et expérience requises
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Au moins trois ans d'expérience en tant qu’adjointe juridique, préférablement dans les domaines du litige ou de l'immobilier;
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Connaissance et compréhension de la procédure, conformément au Code de procédure civile;
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Une formation reconnue en tant qu’adjointe juridique sera considérée comme un atout;
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Connaissances informatiques avancées, particulièrement Microsoft Office Suite;
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Habiletés à maintenir une productivité dans un environnement extrêmement dynamique;
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Capacité à fournir un service de qualité, au-delà des attentes;
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Habileté à communiquer (tant à l’oral qu’à l’écrit), aptitudes pour les relations interpersonnelles, capacité d’écoute active;
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Aptitude à travailler sous pression et à respecter des échéances serrées;
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Sens des responsabilités et de l’organisation; et
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Excellente capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois, bonne gestion des priorités, grande débrouillardise et autonomie et atteinte des objectifs sous une supervision minimale.
Ce que nous offrons
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Assurance santé complète dès votre premier jour, incluant une couverture santé et dentaire étendue, une assurance vie, une assurance en cas de décès ou de mutilation accidentels (AD&D) et une assurance voyage d'urgence hors pays – avec 100 % des primes payées par le cabinet ;
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Assurance invalidité, incluant des prestations en cas d’invalidité de courte et de longue durée ;
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Épargne-retraite, comprenant un régime de retraite pour le personnel de soutien (le cabinet y contribue et égalera vos cotisations jusqu’à un certain pourcentage du salaire) ainsi qu’un REER collectif avec déductions à la source;
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Congés, incluant un nombre de jours de vacances compétitif basé sur l’ancienneté, des congés de maladie payés et la reconnaissance de tous les jours fériés statutaires ainsi que certains non statutaires;
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Avantages liés au bien-être, incluant un programme d’aide aux employés et à leur famille, ainsi qu’un remboursement annuel pour le bien-être ou l’activité physique;
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Développement professionnel, avec un soutien pour les opportunités d’apprentissage continu ; et
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Environnement d’équipe collaboratif, avec des événements et célébrations organisés tout au long de l’année.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; cependant, seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
DLA Piper Canada encourage tous les candidats ayant des besoins spéciaux à communiquer avec DLA Piper Canada s’ils ont besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement. DLA Piper Canada consultera le candidat et prendra les dispositions nécessaires pour lui offrir des mesures appropriées, en tenant compte de ses besoins particuliers.
