About us
Goalcast is the world's leading empowering media company, specializing in the production and distribution of transformative short documentaries and original short films. With a growing community of over 50 million people and a monthly viewership of over 500 million, our videos deeply impact lives across the globe. Each one is made to help people recognize their potential, make the tough choices required to change, and live the impossible.
Job Overview
We're looking for a highly organized, proactive, and detail-oriented Administrative Coordinator to support our Senior Executive Assistant and help keep our day-to-day operations running seamlessly.
In this role, you'll report to the Senior Executive Assistant and work closely with the leadership team to provide administrative, operational, and people support across the organization. You'll coordinate priorities, manage logistics, and keep projects moving forward, helping the team stay organized and ensuring day-to-day operations run efficiently.
What you will be working on:
- Provide day-to-day administrative support to the Senior Executive Assistant, including calendar management, scheduling, and meeting coordination.
- Coordinate travel arrangements, prepare itineraries, and assist with executive and team administrative requests.
- Maintain organized records, documentation, and filing systems to ensure accuracy and accessibility.
- Track action items, follow-ups, and deadlines while supporting cross-functional operational projects.
- Coordinate employee onboarding and offboarding, ensuring a smooth and positive experience.
- Prepare employment documentation, collect signatures, and maintain accurate employee records.
- Assist with benefits administration and respond to employee requests in a timely and professional manner.
- Support recruitment efforts by coordinating interviews, scheduling candidates, and managing candidate communications.
- Maintain and update HR systems and confidential employee information.
- Manage office supplies, snacks, inventory, incoming mail, and package deliveries.
- Coordinate with building management, vendors, and service providers to ensure smooth day-to-day office operations.
- Help maintain a well-organized, welcoming, and efficient workplace environment.
- Coordinate employee recognition initiatives, celebrations, gifts, and milestone acknowledgements.
- Assist in planning and executing team events, off-sites, company meetings, and other workplace activities.
Finance Support
- Support accounts payable by preparing and processing invoices for approval.
- Assist with payroll processing, helping ensure employees are paid accurately and on time.
- Help organize financial records, including expense tracking and basic bookkeeping support.
- Provide administrative and documentation support to the finance team as needed.
What we're looking for:
- 1–3 years of experience in an administrative, office coordination, or operations support role.
- Bilingual in English and French
- Strong organizational skills and attention to detail.
- Excellent communication and follow-through.
- Resourceful, proactive, and dependable.
- Comfortable managing multiple priorities and administrative processes.
- Experience with Google Workspace, Microsoft Office, or similar tools.
- Only local candidates (Montreal) will be considered for this position
Benefits:
- Hybrid office
- Allowance for Physical Fitness
- Allowance for Self Development
- 2 weeks paid vacation
- Paid Christmas break (1.5 weeks) and Summer break (1 week)
- 4 weeks of Working Holiday
- Unlimited Sick and Personal days
- Access to Dialogue
- Employee Stock Option opportunities (ESOP)
- Group Savings Plans RRSP/TFSA
- Manulife Group Insurance
- Public Transportation reimbursements
- Cineclub membership
- Goalcast team wide events!
Qui nous sommes
Goalcast est le leader mondial de contenu inspirant, spécialisé dans la production et la diffusion de courts documentaires et de films originaux qui marquent les esprits Portée par une communauté grandissante de plus de 50 millions de personnes et générant plus de 500 millions de vues chaque mois, nos vidéos inspirent des milliers d'individus aux quatre coins du monde. Chaque histoire que nous racontons est conçue pour révéler le potentiel de chacun, encourager les décisions qui changent une vie et repousser les limites du possible.
Aperçu du poste
Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) Administratif(ive) hautement organisé(e), proactif(ive) et soucieux(se) du détail pour soutenir notre Adjointe de direction principale et contribuer au bon déroulement de nos activités quotidiennes.
Dans ce rôle, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'Adjointe de direction principale afin d'assurer un soutien administratif et opérationnel tout en contribuant aux activités liées aux ressources humaines de l'organisation. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination des priorités, la coordination des activités logistiques et le suivi des projets afin de favoriser l'efficacité des opérations et le bon fonctionnement de l'équipe.
Ce que vous ferez
- Apporter un soutien administratif quotidien à l'adjoint(e) de direction principal(e), notamment en assurant la gestion de l'agenda, la planification des rendez-vous et la coordination des réunions.
- Coordonner les déplacements professionnels, préparer les itinéraires et répondre aux demandes administratives de la direction et des équipes.
- Maintenir des dossiers, une documentation et des systèmes de classement rigoureux afin d'assurer l'exactitude et l'accessibilité de l'information.
- Assurer le suivi des actions, des échéances et des relances, tout en contribuant aux projets opérationnels impliquant plusieurs équipes.
- Coordonner l'accueil et l'intégration des nouveaux employés, ainsi que les départs, afin d'offrir une expérience fluide et positive.
- Préparer les documents liés à l'emploi, recueillir les signatures requises et maintenir à jour les dossiers des employés.
- Participer à l'administration des avantages sociaux et répondre aux demandes des employés avec professionnalisme et diligence.
- Soutenir les activités de recrutement en coordonnant les entrevues, en planifiant les rencontres avec les candidats et en assurant les communications avec ceux-ci.
- Maintenir à jour les systèmes RH et gérer les renseignements confidentiels des employés.
- Gérer les fournitures de bureau, les provisions, les stocks, le courrier entrant ainsi que les livraisons de colis.
- Coordonner les échanges avec la gestion de l'immeuble, les fournisseurs et les prestataires de services afin d'assurer le bon déroulement des activités quotidiennes du bureau.
- Contribuer au maintien d'un environnement de travail accueillant, bien organisé et efficace.
- Coordonner les initiatives de reconnaissance des employés, les célébrations, les cadeaux, les anniversaires de service ou d'autres étapes importantes .
- Participer à la planification et à l'organisation d'activités d'équipe, de retraites, de rencontres d'entreprise et d'autres événements internes.
- Soutenir le processus des comptes fournisseurs en préparant et en traitant les factures aux fins d'approbation.
- Participer au traitement de la paie afin d'assurer une rémunération exacte et versée en temps opportun aux employés.
- Contribuer à l'organisation des dossiers financiers, notamment le suivi des dépenses et le soutien aux tâches courantes de tenue de livres.
- Fournir un soutien administratif et documentaire à l'équipe des finances, au besoin.
Ce que vous apporterez:
- De 1 à 3 ans d'expérience dans un poste de soutien administratif, de coordination de bureau ou de soutien aux opérations.
- Bilinguisme (français et anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Excellentes aptitudes en organisation et grand souci du détail.
- Excellentes habiletés de communication et rigueur dans le suivi des dossiers.
- Débrouillardise, proactivité et fiabilité.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à assurer le suivi de divers processus administratifs.
- Bonne maîtrise de Google Workspace, de Microsoft Office ou d'outils similaires.
- Seuls les candidats locaux (Montréal) seront considérés pour ce poste.
Avantages :
- Bureau hybride
- Allocation pour la Forme Physique
- Allocation pour le Développement Personnel
- 2 semaines de vacances payées
- Congés payés à Noël (1.5 semaines) et en Été (1 semaine)
- 4 semaines de vacances mobiles
- Jours de maladie et personnels illimités
- Accès à Dialogue
- Possibilités d'options d'achat d'actions pour les employés (ESOP)
- Régimes d'épargne collectifs REER/CELI
- Assurance collective Manuvie
- Remboursement des transports en commun
- Adhésion au Cinéclub
- Événements d'équipe Goalcast!
