Job Description:
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Aperçu du poste
Le Coordonnateur Principal( e) – Gestion de comptes est chargé d'administrer et de coordonner tous les aspects de la gestion des comptes chez Future Électronique. Il travaille en collaboration avec les Ventes, le Service à la clientèle, le Service des analystes – Ventes en succursale, la Conformité commerciale mondiale et le Crédit. Le/la Coordonnateur Principal(e ) – Gestion de comptes fournit des conseils aux l’equipe.
- Chercher les nouvelles demandes de création de comptes dans les systèmes Workstation Control Program (WCP) et Customer Relations Management (CRM) de Future et sur les sites Internet de l'entreprise – valider le nom et l'adresse des clients.
- Tenir à jour les tâches des TSM – mettre à jour l'information relative aux TSM en fonction des demandes provenant des succursales.
- Traiter les comptes dans les systèmes Workstation Control Program (WCP) et Customer Relationship Management (CRM) de Future, conformément aux procédures d'exploitation des Ventes de l’entreprise. En particulier, créer des comptes, changer le statut des comptes actuels, apporter des modifications aux données sur la facturation et la livraison et affecter, réaffecter ou scinder des comptes.
- Travaille sur d’autres projets qui peuvent etre demandees par la Direction.
Fonctions administratives générales :
- Passer en revue les procédures sur la gestion des comptes et s'assurer que les représentants commerciaux fassent de même.
Titres, qualités et expérience
- Orientation vers le service et les résultats.
- Capacité d'accomplir plusieurs tâches à la fois, sens aigu de l'organisation et minutie.
- Habiletés marquées pour le suivi.
- Maîtrise de Microsoft Office (Excel, PowerPoint et Word).
- Enthousiasme et esprit d'équipe.
- Habiletés marquées pour les relations interpersonnelles et les communications.
- Motivation et flexibilité.
Compétences (habiletés et comportements)
Aptitude à fournir un service à la clientèle exemplaire
- Mettre en œuvre une stratégie quotidienne visant la fourniture de services personnalisés et s'assurer qu'elle est suivie.
- Filtrer/acheminer correctement les demandes. Savoir quand recourir à la hiérarchie.
- S'efforcer de surpasser les attentes des clients en faisant preuve d'initiative et de créativité.
Habiletés pour les relations interpersonnelles et les communications
- Toujours faire preuve d'un très grand professionnalisme (communications internes et externes).
- Faire preuve de crédibilité auprès des clients internes et externes en respectant ses engagements.
- S'assurer de toujours fournir des renseignements exacts et véridiques.
- Communiquer les demandes, les exigences et les engagements avec clarté et concision.
- Gérer l'information sensible ou confidentielle en faisant preuve de discrétion et de professionnalisme.
Autonomie
- Établissement d'objectifs et de priorités : Établir des objectifs et atteindre des résultats optimaux dans les délais prévus.
- Efficacité : Comprendre que ce sont les résultats, et non uniquement les méthodes, qui comptent.
- Initiative : Être autonome et désireux de se mettre au défi.
Bonne compréhension des politiques et des procédures internes et externes pertinentes
- Bien comprendre tous les aspects des processus fonctionnels et structurels qui sont reliés à ses responsabilités.
- Justifier les politiques auprès des divisions de vente de Future et les stratégies auprès des clients. Favoriser activement le respect de ces politiques et ces stratégies.
- Bien comprendre le modèle d'affaires de chaque client.
Sens de l'organisation
- Déterminer et fournir tous les éléments nécessaires à un service efficace et exempt de problèmes.
- Fournir tous les renseignements appropriés.
- S'assurer que tous les documents pertinents soient classés et facilement accessibles.
Orientation vers les résultats
- Évaluer les situations, afin d'acheminer efficacement les appels.
- Tenir les principaux dirigeants de la Conformité commerciale mondiale au courant des problèmes.
- Faire avec diligence un suivi sur tous les problèmes et tâches, afin d'obtenir des réponses pendant la période prévue.
- Faire preuve de flexibilité à l'égard des changements de priorités et d'échéances.
- Être capable de consacrer, au besoin, le temps et l'énergie supplémentaires nécessaires à l'accomplissement des tâches en cours.
The role of the Senior Coordinator- Trade Compliance is to administer and facilitate all aspects of activities that pertain to managing the customer accounts at Future Electronics. He/she coordinates his efforts with Sales, customer service associates, the Branch Sales Analyst Group, Global Trade Compliance and Credit Departments. The Senior Coordinator- Trade Compliance provides guidance to other members of the Trade Compliance Team.
- Research new account creation requests using Future Workstation Control Program (WCP), Customer Relations Management (CRM) and internet sites – validate customer name and address.
- Maintain accounts in Future Workstation Control Program (WCP) and Customer Relationship Management (CRM) and per Future Sales Operating procedures including : new account creations, account status changes, account billing/shipping modifications, account assignment/reassignment, creating split accounts.
- Assist with other tasks assigned by Management.
General Administrative Functions :
- Review and ensure Sales are kept up-to-date with the Account Management Procedures.
Qualifications and Experience
- 3+ years of trade compliance account management preferred
- Service and results oriented
- Multi tasked, well organized and detail oriented
- Good follow-up skills
- Proficient knowledge of Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word)
- Enthusiastic team player
- Strong interpersonal and communication skills
- Self motivated, flexible and adaptable
- Bilingual English, Mandarin an asset
Competencies (Skills & Behaviors)
Render Exemplary Customer Service
- Institutes and oversees daily strategy to provide personalized services
- Knows when to elevate issues and screens/channels requests appropriately
- Strives to exceed the expectation by demonstrating both initiative and creativity
Interpersonal & Communication Skills
- Always conducts him/her self in a highly professional manner (internal/external)
- Establishes credibility with internal/external customers by honoring commitments
- Ensures accurate/truthful information is provided
- Communicates all requests/requirements/commitments clearly and concisely
- Manages the administration of sensitive/confidential information with the appropriate level of discretion and professionalism
Self-Management
- Goal-setting/prioritizing : has the ability to set goals and achieve optimum result in the expected time parameter
- Working efficiently : understands that results, not only methods, count
- Initiative : must be a self-starter and willing to challenge him/herself
Clear Understanding of Relevant Internal/External Policies and Procedures
- Clearly grasps all aspects of functional and structural processes related to his/her area of responsibility
- Articulates the rational and actively promotes adherence of policy to our sales divisions and Future strategies to our customers
- Develops a clear understanding of the customer’s business model
Organizational Abilities
- Identifies and addresses all details that are needed to ensure smooth and effective service
- Completely and correctly documents all information as required by the situation
- Ensures all relevant documents are filed and easily accessible
Focusing on Results
- Assesses situations to effectively channel people in the appropriate direction as required
- Keeps core management team apprised of any ongoing issues
- Follows up diligently on all outstanding issues and tasks to obtain answers in the mandated time period
- Demonstrates flexibility and adaptability to shifts in priority and schedules
- Is able to expend the additional time and energy required to complete the tasks at hand
