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Administrative Assistant
Cadre Staffing Inc. —Longueuil, QC
- Microsoft Powerpoint
- Bilingue
- Microsoft Word
il y a 1 jour
Little Burgundy Assistant Store Manager
Journeys —Montréal, QC
- Fins de semaine au besoin
- Bilingue
- Vente
- Service à la clientèle
- Réductions Tarifaires
- Assurance Dentaire
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il y a 2 jours
Assistant Manager - Operations
HORS TAXES DUTY FREE STANSTEAD ,QUEBEC, —Magog, QC
- De 60 000 $ à 75 000 $ par an
- Fins de semaine au besoin
- Bilingue
- Vente
- Maîtrise
- Congés payés
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
Postuler rapidement
il y a 2 jours
Gestionnaire de cliniques (GMF) / Clinic Manager (GMF)
Clinique MDCM —Montréal, QC
- Fins de semaine au besoin
- Bilingue
- Expérience en gestion
- Anglais
- Congés payés
- Congé de maladie payé
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il y a 3 jours
Responsable Adjoint(e) de Boutique - Saint Jerome - Suzy Shier
Suzy Shier —Saint-Jérôme, QC
- Temps plein
- Service à la clientèle
- Recrutement
- Sens de l'organisation
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il y a 1 jour
Bilingual HR Coordinator
ALS —Greater Sudbury, ON
- De 32,05 $ à 33,98 $ de l’heure
- 8 Heures
- Bilingue
- Informatique
- Service à la clientèle
- Programmes de Bien-être
- Assurance Invalidité
il y a 4 jours
Consultant bilingue, Expansion des affaires institutionnelles – Cotisations déterminées / Institutional Business Development Manager Bilingual - Defined Contributions
Fidelity Investments —Montréal, QC
- De 75 000 $ à 90 000 $ par an
- Temps plein
- Travail hybride
- Bilingue
- Microsoft Excel
- Vente
- Programmes de Bien-être
- Bourses d'Études
Infirmière ou infirmier de perfusion /Infusion Nurse (Montreal, QC on-site)
PerCuro Clinical Research Ltd —Montréal, QC
- Temps partiel
- Certification RCR
- Administration de médicaments
- Anglais
- Programmes de Bien-être
- Assurance Invalidité
Spécialiste bilingue en gestion de contenu / Bilingual Content Management Specialist
Fidelity Investments —Montréal, QC
- De 36 $ à 52 $ de l’heure
- Temps plein
- Travail hybride
- Bilingue
- Microsoft Excel
- Marketing
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
Pumpkin Carver/Design Assistant (student)
Parks of the St. Lawrence —Upper, ON
- 18,45 $ de l’heure
- Temps partiel
- Assemblage
- Compétences en communication
Communicative Disorders Assistant (Contract)
One Kids Place —North Bay, ON
- De 26,43 $ à 32,78 $ de l’heure
- Temps plein
- Bilingue
- Informatique
- Anglais
- Indemnité de déménagement
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Senior Specialist, Wellness
Castlemain —Vancouver, BC
- De 70 000 $ à 80 000 $ par an
- Télétravail
- Psychologie
- Travail social
- Leadership
- Programmes de Bien-être
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Senior Product Manager - AI
Bentley Systems —Ville de Québec, QC
- Travail hybride
- Informatique
- Capacités de présentation
- Gestion de produits
Temps partiel, Infirmière ou infirmier de perfusion /Infusion Nurse (Saint Hubert, QC on-site)
PerCuro Clinical Research Ltd —Saint-Bruno-de-Montarville, QC
- Temps partiel
- Certification RCR
- Administration de médicaments
- Anglais
- Programmes de Bien-être
- Assurance Invalidité
Superviseur, Transport / Transportation Supervisor
Sysco Canada —Greater Montreal Area, QC
- Heures supplémentaires
- Microsoft Office
- Expérience en supervision
- Amélioration continue
- Plan d'actionnariat des employés
- Assurance Invalidité
Occupational Therapist (Contract)
One Kids Place —North Bay, ON
- De 41,13 $ à 51,58 $ de l’heure
- Temps plein
- Bilingue
- Informatique
- Anglais
- Indemnité de déménagement
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Speech-Language Pathologist
One Kids Place —Huntsville, ON
- De 41,13 $ à 51,58 $ de l’heure
- Temps plein
- Bilingue
- Anglais
- Maîtrise
- Indemnité de déménagement
- Congés payés
Postuler rapidement
Occupational Therapist
One Kids Place —Parry Sound, ON
- De 41,13 $ à 51,58 $ de l’heure
- Temps plein
- Bilingue
- Anglais
- Maîtrise
- Indemnité de déménagement
- Congés payés
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Physiotherapist (Contract)
One Kids Place —North Bay, ON
- De 41,13 $ à 51,58 $ de l’heure
- Temps plein
- Bilingue
- Anglais
- Maîtrise
- Indemnité de déménagement
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Senior Tech Artist
Unity Technologies Canada Company —Montréal, QC
- Temps plein
- Anglais
- Gestion de budget
- Intelligence artificielle
- Programmes de Bien-être
- Assurance Invalidité
il y a 8 jours
Gestionnaire de cas bilingue / Bilingual Case Manager- Quebec (Remote)
Sentrex Health Solutions Inc. —Canada
- 8 Heures
- Télétravail
- Bilingue
- Service à la clientèle
- Anglais
- Programmes de Bien-être
- Assurance Dentaire
Learning Communities and Evaluation Coordinator
ACCESS Open Minds Indigenous Youth Mental Health and Wellness Network —Verdun, QC
- De 30 $ à 48 $ de l’heure
- Temps plein
- Travail hybride
- Doctorat
- Recherche
- Maîtrise
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il y a 1 jour

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Bilingual Virtual Claims Helper/Assistante ou assistant aux réclamations bilingue virtuel
Believeco Partners Ltd —Toronto, ON
Vous possédez d’excellentes aptitudes à communiquer à l’écrit et à l’oral (en français et en anglais) ainsi qu’une expérience de travail avec les peuples et les…
De 60 000 $ à 65 000 $ par an
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Executive Assistant to the CFO / Assistant(e) exécutif(ve) du CFO
TFS-Canada's International School / TFS-l'École internationale du Canada —Toronto, ON
Financial and Administrative Support: Provide administrative support to the Business Office, including electronic filing, accounts payable (AP) and accounts…
De 80 000 $ à 100 000 $ par an
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Administrative Assistant

Cadre Staffing Inc.
Longueuil, QC

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Détails du poste

Il y a 1 jour

Compétences

Microsoft Powerpoint
Bilingue
Microsoft Word
Français
Administration des affaires
Microsoft Excel
Microsoft Outlook
Audit financier
AEC
Classement
Anglais
DEC
Expérience administrative
SharePoint
Construction et rénovation
Affaires
Gestion du temps

Description complète du poste

PROMISE TO CANDIDATES

Whether you’re looking for a permanent or contract position, Cadre has the hiring and human resources contacts you need to secure the right opportunity. Our comprehensive assessment tools enable us to get to know you, identify your strengths and place you within an organization that satisfies your career goals.

Job Title:

Administrative Assistant

Job Function:

Technical

Location:

Longueuil

Sommaire du poste:
Joignez-vous à notre équipe à titre d’adjoint(e) administratif(ve) et jouez un rôle important dans la réalisation de projets industriels et d’infrastructure de grande envergure. Dans ce rôle, vous offrirez un soutien administratif, de coordination et de gestion documentaire à l’équipe de gestion de projet du propriétaire (Project Management Team – PMT), en contribuant à maintenir les projets bien organisés, sur la bonne voie et au bon déroulement des activités.

Responsabilités:

Soutien à l’équipe de gestion de projet (PMT)
- Gérer l’agenda du directeur de projet : planification des réunions, gestion des priorités, organisation des déplacements et administration des notes de frais.
- Organiser les réunions internes ainsi que celles avec les entrepreneurs, les concédants (licensors) et les autorités : convocations, ordres du jour, logistique, suivi des présences et rédaction des procès-verbaux émis dans un délai de deux (2) jours ouvrables.
- Maintenir le registre des actions du PMT, assurer le suivi des éléments en cours jusqu’à leur clôture et signaler les retards au gestionnaire responsable.
- Préparer et finaliser les présentations, rapports et correspondances conformément aux normes de présentation et de documentation du propriétaire.
Gestion documentaire et tenue des dossiers
- Appliquer les conventions de numérotation et de révision des documents du projet (séries CRT-PMT-LTR / MEM / AGR / FRM / TRK) à tous les documents émis par le propriétaire.
- Enregistrer les transmissions (transmittals) entrantes et sortantes avec les entrepreneurs, consultants et autorités, et maintenir un registre complet, organisé et facilement consultable de toute la correspondance.
- Assurer la gestion de l’arborescence documentaire électronique, des droits d’accès et du contrôle des versions dans l’environnement documentaire partagé du projet.
- Soutenir les activités de salle de données (data room) ainsi que les audits et exercices de vérification diligente (due diligence) en compilant et en diffusant les ensembles documentaires selon les directives reçues.
Administration des contrats, des achats et des finances
- Gérer les demandes d’achat, les bons de service et le cheminement des factures; assurer le suivi des approbations et collaborer avec l’équipe des finances relativement aux échéanciers de paiement.
- Maintenir les registres des contrats, des certificats d’assurance, des ententes de confidentialité (NDA) ainsi que la documentation relative au personnel et aux accès des entrepreneurs.
- Soutenir la consolidation des feuilles de temps, l’intégration des fournisseurs et la collecte des renseignements requis sur les fournisseurs.
Administration de bureau, logistique et relations avec les parties prenantes
- Assurer le bon fonctionnement du bureau : installations, fournitures, coordination des services informatiques, accueil des visiteurs et gestion des formalités d’accès au site.
- Coordonner les déplacements, l’hébergement et la logistique de mobilisation des membres du PMT, des entrepreneurs et des parties prenantes en visite.
- Agir comme premier point de contact pour les demandes provenant des parties prenantes locales, de la communauté et des institutions, et soutenir la tenue des dossiers liés à la santé, sécurité et environnement (SSE/HSE) ainsi qu’aux formations d’accueil, selon les directives.
Confidentialité et conformité
- Traiter les renseignements commerciaux sensibles — notamment les conditions des contrats d’achat (offtake), les prix et les données commerciales des entrepreneurs — uniquement selon le principe du « besoin de savoir » et conformément aux ententes de confidentialité (NDA) en vigueur.
- Respecter les politiques de l’entreprise, les lois du Québec en matière de travail et de protection des renseignements personnels, ainsi que les engagements de confidentialité applicables au projet.

Les compétences et expertises que vous mettrez au service:

DEC ou AEC en administration de bureau, administration des affaires ou dans un domaine connexe; une combinaison équivalente de formation et d’expérience sera considérée.
Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste d’adjoint(e) administratif(ve) ou d’adjoint(e) de direction, dont au moins deux (2) ans au sein de projets d’ingénierie, de construction, industriels ou énergétiques.
Bilinguisme professionnel complet en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (la correspondance externe est produite dans les deux langues).
Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint).
Expérience démontrée dans le traitement d’informations commerciales et contractuelles confidentielles.
Haut niveau de discrétion, de professionnalisme et d’intégrité.
Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps, avec un souci marqué du détail.
Grande capacité d’adaptation et d’agilité afin de gérer efficacement des priorités changeantes.
Esprit d’initiative, autonomie et capacité à évoluer efficacement dans un environnement dynamique, en constante évolution et peu structuré.

Atouts et qualifications souhaitées:

Expérience avec des systèmes de gestion documentaire (Aconex, ProjectWise, EDMS basé sur SharePoint) et les processus de transmission documentaire (transmittals).
Connaissance des environnements de projets EPC ou FEED ainsi que des interactions avec les entrepreneurs.
Bonne connaissance du cadre réglementaire et institutionnel du Québec (CNESST, CCQ, RBQ, municipalités et correspondance avec le MELCCFP).
Expérience au sein d’une entreprise en démarrage (startup) ou en forte croissance (scale-up) avec une infrastructure de soutien limitée.

Pour plus d’informations ou pour postuler directement, veuillez contacter :
Sabina Brietzke
Recruteur technique
[email protected]

Cadre s’engage à offrir un traitement équitable et des chances égales à toutes et à tous. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande pour les candidats qui participent à toutes les étapes du processus de sélection. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Summary of Position
Join our team as an Administrative Assistant and play an important role in supporting the successful delivery of large-scale industrial and infrastructure projects. In this role, you will provide administrative, coordination, and document management support to the Owner's Project Management Team (PMT), helping to keep projects organized, on track, and running smoothly.

Key Responsibilities:

Project Management Team Support

Manage the Project Director's agenda: meeting scheduling, priority arbitration, travel and expense administration.
Organize internal, contractor, licensor and authority meetings: convocations, agendas, logistics, attendance and minutes of meeting issued within two (2) working days.
Maintain the PMT action register; track open items to closure and escalate overdue items to the responsible manager.
Prepare and finalize presentations, reports and correspondence to Owner brand and document standards.

Document Control and Records

Apply the project document numbering and revision conventions (CRT-PMT-LTR / MEM / AGR / FRM / TRK series) to all Owner-issued documents.
Register incoming and outgoing transmittals with contractors, consultants and authorities; maintain a complete and retrievable correspondence log.
Maintain the electronic filing structure, access rights and version control across the project shared environment.
Support the data room and audit/due-diligence exercises by compiling and issuing document packages under instruction.

Contract, Procurement and Finance Administration

Administer purchase requisitions, service orders and invoice routing; track approval status and liaise with Finance on payment milestones.
Maintain contract registers, insurance certificates, NDA records and contractor personnel/access documentation.
Support timesheet consolidation, vendor onboarding and supplier information collection.

Office, Logistics and Stakeholder Interface

Manage office operations: facilities, supplies, IT coordination, visitor reception and site access formalities.
Support travel, accommodation and mobilization logistics for PMT members, contractors and visiting stakeholders.
Provide first-line reception for local stakeholder, community and institutional enquiries; support HSE and induction record-keeping as directed.

Confidentiality and Compliance

Handle commercially sensitive information — offtake terms, pricing, contractor commercial data — strictly on a need-to-know basis and in accordance with executed NDAs.
Comply with company's policies, Québec labour and privacy legislation, and applicable project confidentiality undertakings.

Requirements:

DEC or AEC in office administration, business administration or equivalent; equivalent experience considered.
Minimum five (5) years in an administrative or executive assistant role, including at least two (2) years supporting engineering, construction, industrial or energy projects.
Full professional bilingualism, French and English, written and spoken (external correspondence is issued in both languages).
Advanced command of Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).
Demonstrated experience handling confidential commercial and contractual information.
High level of discretion, professionalism, and integrity.
Excellent organizational and time management skills with strong attention to detail.
Adaptable and agile, with the ability to effectively manage changing priorities.
Self-starter with the ability to work independently, take initiative, and perform well in an evolving, fast-paced environment.

Assets:

Exposure to document control systems (Aconex, ProjectWise, SharePoint-based EDMS) and transmittal workflows.
Familiarity with EPC or FEED project environments and contractor interfaces.
Knowledge of Québec regulatory and institutional environment (CNESST, CCQ, RBQ, municipal and MELCCFP correspondence).
Experience in a startup or scale-up environment with limited support infrastructure.

For further information or to apply directly, please contact:
Sabina Brietzke
Technical Recruiter
[email protected]

Cadre is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. We thank all those who apply; however, only those candidates selected for interviews will be contacted.

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Administrative Assistant

Little Burgundy Assistant Store Manager

Assistant Manager - Operations

Gestionnaire de cliniques (GMF) / Clinic Manager (GMF)

Responsable Adjoint(e) de Boutique - Saint Jerome - Suzy Shier

Bilingual HR Coordinator

Consultant bilingue, Expansion des affaires institutionnelles – Cotisations déterminées / Institutional Business Development Manager Bilingual - Defined Contributions

Infirmière ou infirmier de perfusion /Infusion Nurse (Montreal, QC on-site)

Spécialiste bilingue en gestion de contenu / Bilingual Content Management Specialist

Pumpkin Carver/Design Assistant (student)

Communicative Disorders Assistant (Contract)

Senior Specialist, Wellness

Senior Product Manager - AI

Temps partiel, Infirmière ou infirmier de perfusion /Infusion Nurse (Saint Hubert, QC on-site)

Superviseur, Transport / Transportation Supervisor

Occupational Therapist (Contract)

Speech-Language Pathologist

Occupational Therapist

Physiotherapist (Contract)

Senior Tech Artist

Gestionnaire de cas bilingue / Bilingual Case Manager- Quebec (Remote)

Learning Communities and Evaluation Coordinator

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