Mandat
POSTE RÉSERVÉ AUX EMPLOYÉES ACTIVES ET EMPLOYÉS ACTIFS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS
Santé Québec Nord-de-l ’Île-de-Montréal – Universitaire est à la recherche d'un technicien en administration à la DGA programme de santé physique générale et spécialisée (DGA PSPGS).
Si tu cherches un emploi où ta contribution a un réel impact dans la vie des usagers le tout dans un environnement stimulant, ce poste est fait pour toi !
Avec le déploiement du Dossier de Santé Numérique et pour garantir la continuité des services, nous comptons sur toi pour faire briller le service grâce à ton enthousiasme, ta bienveillance et ton expertise !
Ce que nous t'offrons :
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Poste permanent avec perspectives d'évolution
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Conciliation vie personnelle / professionnelle
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Possibilité de télétravail
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Programme d'aide aux employés
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4 semaines de vacances payées + 9.6 jours de congé de maladie
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Assurances collectives complètes + régime de retraire avantageux (RREGOP)
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13 journées fériés dont 2 mobiles
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Belle équipe de travail avec un gestionnaire à l'écoute
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.
Sous l’autorité hiérarchique du chef de service - Excellence opérationnelle de la DGA programme de santé physique générale et spécialisée (DGA PSPGS), la personne titulaire du poste assiste un directeur ou une directrice dans l’exercice de ses fonctions.
Fonctions et responsabilités spécifiques
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Gestion des courriels et de l’agenda :
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Accède, trie et structure la boîte courriel du directeur pour en faire un espace fonctionnel.
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Repère les messages prioritaires et urgents, assure les suivis nécessaires, de manière autonome ou avec le directeur selon le contexte.
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Garde l’œil sur l’agenda au quotidien : équilibre les priorités, anticipe les imprévus et veille à ce que chaque heure compte.
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Planifie les rencontres avec doigté, dans le respect des paramètres établis.
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Résout les conflits d’horaire, ajuste les disponibilités et libère de l’espace stratégique pour les moments clés : temps de travail, déplacements, etc.
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Coordination des rencontres :
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Soutient le directeur dans la préparation et l’animation de ses rencontres de gestion, notamment en rédigeant les ordres du jour, documents, tableaux de suivi etc.
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Participe aux rencontres en tant que soutien administratif et veille à la prise de notes structurée, à la rédaction claire des comptes rendus, et au suivi des décisions prises.
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Coordonne et facilite les rencontres de pilotage de la direction, s'il y a lieu.
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Soutien administratif :
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Rédige et transmet divers documents au nom du directeur en portant attention à la clarté, à la rigueur et au ton juste.
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Assure les suivis nécessaires liés aux redditions de comptes du Santé Québec Nord-de-l ’Île-de-Montréal - Universitaire ou du MSSS.
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Met à jour et organise les documents partagés du directeur dans les répertoires.
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Gère les documents selon les normes en vigueur, en respectant les politiques et la confidentialité.
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Suivi transversal et gestion de dossiers récurrents
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Analyse les demandes qui arrivent, détecte ce qui nécessite une attention immédiate et mobilise les bonnes personnes au bon moment.
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Gère de façon autonome plusieurs suivis internes pour la direction : feuilles de temps, sondages, calendriers de vacances et de garde, registre de la PDG, etc.
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Agit à titre de pilote pour le répertoire commun de la direction : organisation, cohérence et accessibilité.
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Accueille les nouveaux gestionnaires de la direction et maintient à jour les outils et documents pour que chaque arrivée se fasse dans la clarté et la bienveillance.
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Apporte un soutien à l’organisation d’événements spéciaux (réunions élargies, célébrations, activités d’équipe, etc.).
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Réalise toute autre tâche connexe, à la demande du directeur ou du supérieur immédiat, avec souplesse et engagement.
Fonctions et responsabilités générales
Volet – Enseignement et recherche
Santé Québec Nord-de-l ’Île-de-Montréal – Universitaire est un établissement universitaire engagé envers les activités d’enseignement et de recherche, avec des obligations découlant de ses partenariats avec plusieurs maisons d’enseignement de niveau secondaire, collégial et universitaire. À ce titre, chaque employé adhère à la mission d’enseignement et de recherche du Santé Québec Nord-de-l ’Île-de-Montréal - Universitaire et a les devoirs et responsabilités suivantes :
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S’impliquer dans les activités d’enseignement et participe à la formation de la relève par le biais d’activités de supervision de stages :
- Démontrer de l’intérêt et de la motivation à participer aux activités d’enseignement
- Superviser des stagiaires
- Soutenir son équipe lorsque ses collègues supervisent des stagiaires
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Contribuer à l’avancement des pratiques par le biais d’activités associées à la recherche en santé et dans le secteur social :
- Démontrer de l’intérêt et de la motivation à participer aux activités de recherche
- Collaborer aux projets de recherche pertinents à sa discipline ou son secteur d’activités.
Volet - Culture de sécurité
A Santé Québec Nord-de-l ’Île-de-Montréal – Universitaire, la sécurité des usagers, résidents, employés, médecins, stagiaires et bénévoles est de première importance. Afin d’assurer leur sécurité, les usagers, résidents, employés, médecins, stagiaires et bénévoles ont des responsabilités et des obligations relatives à la sécurité dans le cadre de leur prestation de travail. À ce titre, Santé Québec Nord-de-l Île-de-Montréal – Universitaires’attend à ce que chacun d’eux s’acquitte des responsabilités suivantes relatives à la culture de sécurité.
Qualité et sécurité dans les soins et services
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Connaît et respecte les politiques et procédures administratives de l’établissement régissant les prestations sécuritaires de soins et services aux usagers, afin d’assurer une saine gestion des risques.
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Prend les moyens nécessaires et pertinents dans le cadre de ses fonctions afin de ne pas compromettre sa sécurité, la sécurité des usagers, des résidents, des familles, des visiteurs ou des collègues.
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Contribue au maintien d’un environnement (ex. aire de circulation) et d’une pratique sécuritaire de soins et services.
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Déclare obligatoirement à son supérieur immédiat ou au coordonnateur d’activités (soir, nuit ou fin de semaine) si pertinent, tout incident ou accident dont il est témoin, complète le rapport d’incident/accident et collabore à l’analyse de l’événement.
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Participe à l’identification et à l’application des solutions en vue d’éviter toute récurrence d’un événement indésirable.
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Se responsabilise et démontre un comportement vigilant en égard à la sécurité dans son milieu de travail.
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S’informe et participe à la formation offerte concernant la prestation sécuritaire de soins et services.
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Signale tout matériel défectueux et s’assure de compléter une demande de service dans le système d’information (Octopus).
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Signale toute situation à risque à son supérieur immédiat.
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Vérifie que l’environnement, le matériel, le mobilier et l’équipement répondent aux normes de sécurité (services techniques, génie biomédical, service d’approvisionnement).
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Collabore à la mise en place du programme d’entretien préventif des appareils et équipements médicaux, de l’équipement et de la technologie (génie biomédical, professionnels, informatique).
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Signale tout comportement inacceptable à l’égard de la clientèle de la part d’un employé, visiteur ou famille à son supérieur immédiat ou au coordonnateur d’activités (soir, nuit ou fin de semaine) si pertinent.
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Connaît et applique le plan des mesures d’urgence.
Prestation sécuritaire de soins et de services à l’usager
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Porte en tout temps sa carte d’identité (intègre) afin de bien s’identifier auprès de l’usager et sa famille.
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Communique toute l’information pertinente de la condition de santé de l’usager en temps opportun aux personnes concernées (professionnels, personnel en contact direct avec l’usager).
Entretien des lieux et équipement
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Voit à la propreté et à la salubrité des lieux.
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Rapporte, à son supérieur immédiat, toute situation d’insalubrité ou de menace à la salubrité des lieux.
Gestion des données et de l’information
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Connaît et respecte les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers, conformément aux lois; et s’assure de leur respect dans le cadre de ses fonctions.
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Voit à l’intégrité des entrées de données et de l’information au dossier de l’usager.
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Voit au maintien de la confidentialité, de la sécurité et de l’intégrité des données et de l’information.
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Voit à la communication des données et de l’information pertinente et au moment opportun de façon standard et précise.
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Accomplit toute autre tâche reliée à ses fonctions, qui lui est demandée par son supérieur immédiat.
Volet - Numérique
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Être en mesure de sélectionner et utiliser les outils numériques de collaboration appropriés en fonction de ses besoins et du contexte;
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Mettre en œuvre une solution adéquate ou solliciter de l’aide pour résoudre un problème technologique;
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S’approprier les nouvelles technologies pour maintenir sa compétence numérique à jour;
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Communiquer adéquatement avec autrui, en adaptant ses messages au contexte et en tenant compte des règles et des conventions liées à la communication numérique;
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Sécuriser ses données personnelles à l’aide de ressources appropriées, notamment en considérant les risques liés à l’utilisation du numérique
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Reconnaître ou définir les balises nécessaires pour préserver la confidentialité de ses échanges et de ceux des autres;
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Aborder le contenu numérique en faisant preuve de pensée critique de façon à l’évaluer avant de l’utiliser.
Volet - Développement durable
La santé planétaire est une composante essentielle de la santé populationnelle et fait donc partie de notre mission organisationnelle. Santé Québec Nord-de-l ’Île-de-Montréal –Universitaire travaille ainsi activement à réduire son impact environnemental afin de viser la carboneutralité d’ici 2040. Faire partie de notre grande équipe s’est donc faire partie de la solution aux enjeux climatiques actuels.
Exigences
Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.
