Executive Assistant- 2029 Canada Games Moncton Saint John
Reports To: Chief Executive Officer
Location: Moncton and Saint John, New Brunswick
Anticipated Start Date: July/August 2026 (or as determined)
Contract End Date: September, 2029
Join the Team Behind the 2029 Canada Games
The 2029 Canada Games in Moncton and Saint John will bring together thousands of athletes, coaches, officials, volunteers, and visitors from across the country to celebrate sport, culture, and community. This is a unique opportunity to be part of a once-in-a-generation event that will leave a lasting legacy for New Brunswick and Canada.
The 2029 Canada Games Host Society is seeking an organized, professional, and highly motivated Executive Assistant to support the Chief Executive Officer and Board of Directors throughout the planning and delivery of the Games.
Position Overview
As a key member of the 2029 Canada Games team, the Executive Assistant provides senior-level administrative, governance, and organizational support to the CEO, Board of Directors, and Executive Leadership Team. The successful candidate will play a critical role in ensuring effective governance, efficient office operations, stakeholder engagement, and coordination across the organization.
The Executive Assistant serves as a trusted partner to the CEO, acts as the primary liaison for Board-related activities, and helps maintain a professional, collaborative, and welcoming office environment.
Key Responsibilities
Responsibilities include, but are not limited to:
Executive and Administrative Support
- Provide confidential administrative support to the CEO and Executive Leadership Team.
- Manage calendars, scheduling, correspondence, and meeting logistics.
- Coordinate travel arrangements, accommodations, and itineraries.
- Prepare briefing materials, presentations, reports, and correspondence.
- Assist with stakeholder communications and meeting follow-up.
Governance and Board Support
- Coordinate all Board of Directors and Committee meetings, including:
- Meeting invitations
- Agenda preparation
- Board packages
- Minutes and action item tracking
- Follow-up and documentation
- Attend Board and Committee meetings as required.
- Support Board onboarding, orientation, and evaluation processes.
- Maintain governance records, policies, bylaws, resolutions, and committee documentation.
- Assist with regulatory filings and corporate records management.
Office Administration
- Serve as the primary contact for office operations and administration.
- Coordinate office supplies, equipment, maintenance, mail, and courier services.
- Support records management and document control processes.
- Assist with procurement administration and contract filing.
- Welcome guests, partners, and stakeholders to the Host Society offices.
Financial and Organizational Support
- Assist with invoice processing, expense reconciliation, and financial documentation.
- Support payroll, banking, and administrative reporting processes as required.
- Maintain accurate filing systems and organizational records.
- Assist with preparation of reports for funding partners, governments, and stakeholders.
Team and Culture
- Contribute to a positive, collaborative, and inclusive workplace culture.
- Support organizational events, staff activities, and stakeholder meetings.
- Represent the values and mission of the 2029 Canada Games Host Society.
- Perform other duties as reasonably assigned.
Education and Experience
Required
- Diploma or certificate in Business Administration, Office Administration, Public Administration, or a related field.
- Minimum five (5) years of experience in a senior administrative or executive support role.
- Experience supporting senior executives, Boards of Directors, or governance bodies.
- Equivalent combinations of education and experience may be considered.
Preferred
- Experience working in a not-for-profit organization, sport organization, major event environment, or government setting.
- Experience supporting a Board of Directors and committee structure.
- Familiarity with project management and event planning processes.
Qualifications
The successful candidate will demonstrate:
- Exceptional organizational and time-management skills.
- Strong written and verbal communication skills.
- Advanced proficiency with Google (Google Docs, Drive, Calendar) and Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) and related office technologies.
- Ability to exercise sound judgment, discretion, and confidentiality.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced environment.
- Self-motivation, initiative, and the ability to work independently.
- Strong interpersonal skills and the ability to build effective relationships with staff, volunteers, Board members, government officials, and community partners.
Additional Assets
- Bilingualism (English and French) is strongly preferred.
- Experience working within a multi-stakeholder environment.
- Knowledge of the Canada Games Movement, sport organizations, or major events is considered an asset.
Working Conditions
- Full-time position (35–40 hours per week).
- Some evening and weekend work will be required to support Board meetings, events, and organizational activities.
- Occasional travel between Moncton and Saint John will be required.
- Valid New Brunswick driver's license and access to reliable transportation are preferred.
- Criminal Record Check will be required.
Diversity, Equity and Inclusion
The 2029 Canada Games Host Society is committed to building a diverse and inclusive workplace that reflects the communities we serve. We welcome applications from all qualified individuals and encourage candidates from equity-deserving groups to apply.
Accommodations are available throughout the recruitment process upon request.
Salary
Salary Range: $60,000-$65,000
About the 2029 Canada Games
The 2029 Canada Games will be hosted in the Moncton and Saint John regions, bringing together the nation's top young athletes and showcasing New Brunswick to audiences across Canada. The Games will serve as a catalyst for sport development, community engagement, economic growth, and lasting social impact throughout the province.
To apply, please submit your cover letter and resume to:[email protected]
Adjointe ou adjoint de direction
Supérieur immédiat : Présidente-directrice générale (PDG)
Lieu de travail : Moncton et Saint John, Nouveau-Brunswick
Date d’entrée en fonction prévue : Juillet/Aout 2026 (ou selon les besoins de l’organisation)
Date de fin de contrat : September 2029
Joignez-vous à l’équipe des Jeux du Canada 2029
Travailler au sein de la Société hôtesse des Jeux du Canada 2029 représente une occasion unique de contribuer à l’un des plus importants événements multisports du pays. Les Jeux du Canada 2029, accueillis conjointement par les régions de Moncton et de Saint John, réuniront des milliers d’athlètes, d’entraîneurs, d’officiels, de bénévoles et de visiteurs de partout au Canada.
Cette expérience professionnelle exceptionnelle vous permettra de participer à la création d’un héritage durable pour le sport, les collectivités et les générations futures du Nouveau-Brunswick.
Aperçu du poste
Membre clé de l’équipe de la Société hôtesse des Jeux du Canada 2029, l’adjointe ou l’adjoint de direction fournit un soutien administratif, organisationnel et de gouvernance de haut niveau à la présidente-directrice générale, au conseil d’administration et à l’équipe de direction.
La personne titulaire du poste joue un rôle central dans le bon fonctionnement de l’organisation en assurant la coordination des activités du conseil d’administration, la gestion des processus administratifs et le soutien aux relations avec les partenaires et les intervenants. Elle agit également comme personne-ressource pour l’administration du bureau et contribue à maintenir un environnement de travail professionnel, accueillant et efficace.
Principales responsabilités
Soutien à la direction
- Fournir un soutien administratif confidentiel à la présidente-directrice générale et à l’équipe de direction.
- Gérer les calendriers, les rendez-vous, la correspondance et les priorités administratives.
- Préparer des rapports, présentations, documents d’information et communications diverses.
- Assurer le suivi des demandes, des dossiers stratégiques et des échéanciers organisationnels.
- Coordonner les déplacements, l’hébergement et les itinéraires de voyage.
Soutien à la gouvernance
- Organiser et coordonner les réunions du conseil d’administration et de ses comités.
- Préparer les convocations, ordres du jour, cahiers de réunion, procès-verbaux et suivis des mesures à prendre.
- Assister aux réunions du conseil et des comités, au besoin.
- Assurer le maintien des registres corporatifs, politiques, règlements administratifs, résolutions et autres documents de gouvernance.
- Soutenir les processus d’accueil, d’intégration et d’évaluation des administrateurs.
- Contribuer à la préparation des rapports destinés aux partenaires gouvernementaux et aux organismes de financement.
Administration du bureau
- Assurer la coordination des activités administratives quotidiennes du bureau.
- Agir comme personne-ressource pour l’entretien des locaux, les fournitures, l’équipement, le courrier et les services de messagerie.
- Accueillir et orienter les visiteurs, partenaires et intervenants.
- Maintenir des systèmes efficaces de classement, d’archivage et de gestion documentaire.
- Soutenir les processus administratifs liés aux achats, aux contrats et aux dossiers organisationnels.
Soutien financier et organisationnel
- Appuyer les processus administratifs liés aux finances, notamment le traitement des factures, les rapports de dépenses et la tenue de dossiers.
- Soutenir les activités liées à la paie, aux services bancaires et aux rapports administratifs, au besoin.
- Contribuer à la préparation de rapports et de documents destinés aux partenaires, commanditaires et intervenants.
Collaboration et culture organisationnelle
- Contribuer à un environnement de travail positif, inclusif et collaboratif.
- Soutenir l’organisation d’événements, de rencontres et d’activités corporatives.
- Exercer ses fonctions conformément à la mission, à la vision et aux valeurs de la Société hôtesse des Jeux du Canada 2029.
- Effectuer toute autre tâche connexe jugée nécessaire.
Formation et expérience
Exigences minimales
- Diplôme ou certificat en administration des affaires, bureautique, administration publique ou dans un domaine connexe.
- Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste de soutien administratif ou exécutif.
- Expérience démontrée auprès de cadres supérieurs, d’un conseil d’administration ou d’organismes de gouvernance.
- Toute combinaison équivalente de formation et d’expérience pourra être considérée.
Atouts
- Expérience dans un organisme sans but lucratif, une organisation sportive, un événement d’envergure ou un environnement gouvernemental.
- Expérience dans un contexte de gouvernance et de gestion de comités.
- Connaissance des Jeux du Canada ou du système sportif canadien.
Qualifications recherchées
- Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
- Maîtrise avancée de Google et Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint).
- Jugement professionnel, discrétion et respect de la confidentialité.
- Grande attention aux détails et souci de l’exactitude.
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés.
- Esprit d’initiative et autonomie.
- Habileté à développer et maintenir des relations positives avec les membres du personnel, les bénévoles, les administrateurs et les partenaires externes.
Autres atouts
- Bilinguisme (français et anglais) fortement souhaité.
- Expérience dans un environnement multipartite ou multisectoriel.
- Connaissance du milieu sportif, événementiel ou communautaire.
Conditions d’emploi
- Poste à temps plein (35 à 40 heures par semaine).
- Horaire flexible pouvant nécessiter du travail en soirée et la fin de semaine.
- Déplacements occasionnels entre Moncton et Saint John.
- Permis de conduire valide au Nouveau-Brunswick et accès à un véhicule, un atout.
- Vérification du casier judiciaire pouvant être exigée.
Diversité, équité et inclusion
La Société hôtesse des Jeux du Canada 2029 s’engage à favoriser un milieu de travail diversifié, équitable et inclusif. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées et nous nous engageons à offrir des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement.
Fourchette de Salaire
60,000$ - 65,000$
Soumettre sa candidature
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation à :
[email protected]
Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Remarque importante
La Société hôtesse des Jeux du Canada 2029 se réserve le droit de modifier, d’actualiser ou de retirer cette description de poste en tout temps. Le présent document vise à fournir un aperçu général des responsabilités et des qualifications associées au poste.
Pay: $60,000.00-$65,000.00 per year
Work Location: Hybrid remote in New Brunswick
