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Description du poste
Sous la supervision du/de la responsable administratif(trive), le/la coordinateur(trice) des affaires administratives et étudiantes assure un soutien administratif et de secrétariat pour les activités liées aux affaires administratives et étudiantes des unités relevant de l’ASC 680 (Linguistique ; Études sur l’Asie de l’Est ; Langues, littératures et cultures ; Centre d’écriture de McGill). Il/elle fait office de point de contact principal pour les demandes des étudiants. Il/elle fait office de personne-ressource pour les politiques et les procédures. Il/elle coordonne les activités liées aux admissions, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes.
Principales missions et responsabilités
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Chargé(e) de la coordination des affaires étudiantes de premier cycle ; vérifie et contrôle les modifications de notes, travaille en étroite collaboration avec les conseillers pédagogiques des programmes de premier cycle (par exemple, HISP, ITAL, etc.), répond aux demandes par e-mail des étudiants inscrits aux programmes de premier cycle de l’unité.
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Assure la liaison et la coordination entre les services des inscriptions, le bureau des examens (pour les examens finaux), le bureau OASIS de la Faculté des lettres, le bureau de planification des cours et les autres services concernés.
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Coordonne les examens finaux au sein du département ; planifie les examens finaux dans Banner, réserve les salles pour les examens du département, imprime les épreuves et prépare les livrets d’examen, assure la coordination avec les professeurs si nécessaire.
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Collecte et examine les programmes de cours afin de garantir leur exactitude et leur conformité aux modèles et formats spécifiques ; publie les programmes de cours sur les sites web respectifs de chaque unité.
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Distribue et assure le suivi des formulaires relatifs aux méthodes d’évaluation ; veille à ce que les professeurs remplissent les formulaires dans les délais impartis ; assure le suivi si nécessaire.
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Chargé(e) des contrôles de fin d’études ; envoie des communications, des rapports et des rappels aux conseillers pédagogiques des facultés. Sert de point de contact pour le personnel chargé des affaires étudiantes des autres facultés concernant les étudiants interdépartementaux ou interuniversitaires.
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Envoie des rappels concernant la saisie des notes ; assure le suivi à ce sujet et peut saisir les modifications de notes,
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Supervise les inscriptions aux cours et les listes d’attente. Effectue les mises à jour nécessaires. Servir de personne de contact pour les professeurs, les étudiants et les administrateurs en cas de questions ou de problèmes liés aux inscriptions. Délivrer des dérogations aux étudiants et aux professeurs sur demande.
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Coordonner et traiter les demandes d’IUT, consulter les enseignants si nécessaire, déterminer les résultats et mettre à jour le système IUT en conséquence.
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Être responsable de la planification des horaires pour plusieurs programmes ; établir et modifier les horaires des cours dans le système DCU pour l’année universitaire à venir. Travailler sur le calendrier de l’année suivante – DCU pour l’année universitaire à venir. Télécharge le planning provisoire chaque printemps avant les réunions avec les présidents de département et les directeurs ; soumet les modifications à l’équipe chargée des horaires. Sert de point de contact pour l’équipe chargée des horaires (ajoute des cours ou des sections supplémentaires, et gère les réservations de salles) ; prévoit des lignes supplémentaires pour les activités liées aux cours (laboratoires, séminaires, etc.). Ouvre l’inscription à tous les cours d’été pour les départements pris en charge par l’ASC.
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Soumet les demandes d’accès pour les nouveaux directeurs de programme
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Est responsable des réservations de salles dans les bâtiments de certaines unités
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Gère les comptes de ressources des départements d’études sur l’Asie de l’Est et de langues, littératures et cultures ; trie et distribue les e-mails selon les besoins.
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Assure l’intérim du coordinateur des étudiants de troisième cycle lorsque cela est nécessaire.
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Distribue les communications générales ainsi que les annonces relatives aux cours et aux programmes via des listes de diffusion et des listes de contacts.
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Est responsable des prix et bourses de fin d’études, tant pour les étudiants en cours de cursus que pour les diplômants, et assure la coordination avec les conseillers pédagogiques de premier cycle ; assure la liaison avec l’administrateur des programmes de la faculté pour l’attribution des récompenses et des bourses.
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Soumet les modifications de cours et de programmes dans Minerva ; participe à la gestion des changements apportés aux programmes et aux cours.
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Gère le calendrier électronique du premier cycle.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :
Expérience avérée dans l’accompagnement d’étudiants confrontés à divers problèmes et/ou situations. Capacité avérée à écouter, ainsi qu’à transmettre et à recevoir clairement des informations, tant par écrit qu’à l’oral. Sens de l’organisation avéré et capacité à mener plusieurs tâches de front. Souci du détail en matière de codage, de révision ou de synthèse des dossiers des étudiants. Capacité avérée à respecter les délais. Orientation client et sens du service. Expérience du système de gestion de site web de McGill en tant que rédacteur et/ou gestionnaire de site. Maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit. Capacité avérée à résoudre des problèmes et à faire preuve d’initiative dans les domaines de responsabilité. Connaissance avérée des politiques et procédures académiques et liées aux étudiants. Capacité à travailler sous pression et à faire preuve d’ingéniosité.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Area Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-07-17
Date limite pour postuler :
2026-07-26
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
