À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.
C’est ce qui nous unit et nous anime.
Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.
Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.
Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.
Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.
2101 - Technicien ou technicienne en administration
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.
Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.
Sous l’autorité de la Directrice de la coordination, au sein du Bureau de la Présidente et cheffe de direction, la personne titulaire du poste contribue à l’efficacité du système de gestion de la correspondance de Santé Québec. Elle joue un rôle clé dans la mise en œuvre et l’amélioration continue des processus documentaires, en collaboration étroite avec les bureaux des Vice-Présidences.
De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :
Analyser et traiter la correspondance officielle :
- Analyse les courriels et lettres reçus à l’attention des Vice-présidences et de la haute direction afin de déterminer le traitement approprié (enregistrement, redirection, suivi ou classement);
- Évalue la sensibilité, l’urgence et les enjeux potentiels des correspondances, et en informe rapidement les instances concernées;
- Effectue des recherches dans les systèmes documentaires pour retracer les antécédents d’un dossier ou d’un signataire, et établit les liens pertinents avec les correspondances antérieures.
Assurer la conformité et la qualité des documents :
- Vérifie et valide les documents destinés aux instances officielles, notamment dans le cadre de l’étude des crédits;
- S’assure de la conformité des documents officiels et correspondances, en effectuant des vérifications régulières et en mettant à jour les procédures au besoin.
Gère les processus et les outils documentaires :
- Met en place des systèmes de gestion documentaire efficaces et structurés, favorisant l’accessibilité, l’intégrité et la traçabilité des documents ;
- Assure la consolidation, l’optimisation continue et l’harmonisation des processus de gestion de la correspondance, en veillant à leur alignement avec les meilleures pratiques, les exigences réglementaires et les besoins évolutifs des Vice-Présidences.
Soutenir les équipes et assure la diffusion des bonnes pratiques :
- Conseille et soutient les équipes des Vice-Présidences en matière de standards documentaires, de gabarits et de bonnes pratiques ;
- Appuie les activités administratives liées à la gestion de la correspondance, en assurant un suivi rigoureux et en contribuant à la formation du personnel au besoin.
Contribue à l’amélioration continue :
- Participe activement à l’amélioration continue des processus, en identifiant les opportunités d’optimisation et en proposant des solutions innovantes.
- Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.
Conditions de travail
Taux horaire : 27,78 $ à 37,08 $ selon l’expérience.
Statut de l’emploi : Temps complet (35h)
Port d’attache : Montréal ou Québec
Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.
Entrée en fonction : Dès que possible.
Accréditation syndicale : SNS.
